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Datenmanagement als Grundlage für die Transformation in eine neue Realität

"Rechtsdienstleistungsunternehmen, Rechtsabteilungen von Unternehmen und unabhängige Anwälte sind von diesem Phänomen nicht ausgenommen und stehen vor einer großen Herausforderung, datengesteuerte Anwälte zu werden."
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Datenmanagement stellt Anwälte vor Herausforderungen

Nie wie jetzt haben wir die Erzeugung von Bänden miterlebt[1] Von solch beeindruckenden Daten und noch nie zuvor waren so viele private Unternehmen und öffentliche Einrichtungen so schnellen technologischen Veränderungen und radikalen und unerwarteten Veränderungen in der Umwelt ausgesetzt wie heute. Rechtsdienstleistungsunternehmen, Rechtsabteilungen von Unternehmen und unabhängige Anwälte sind von diesem Phänomen nicht ausgenommen und stehen vor der großen Herausforderung, datengesteuerte Anwälte zu werden (datengetriebene Anwälte). Daten, auch "neues Öl" genannt, bieten ein enormes ungenutztes Potenzial, um Wettbewerbsvorteile, neuen Wohlstand und Arbeitsplätze zu schaffen. Verbesserung der Gesundheitsversorgung; Halten Sie uns alle sicherer und verbessern Sie auf irgendeine Weise den menschlichen Zustand[2]. Dies ist das Versprechen von Daten, aber sind Daten wirklich in der Lage, dieses Versprechen zu erfüllen? Die Realität ist, dass Daten allein dieses Versprechen nicht einhalten können. Dafür gibt es viel zu tun.

Wenn etwas die Gewerkschaft der Anwälte kennzeichnet, ist es die Menge der Dokumente, mit denen sie umgehen müssen. Heute sind Anwaltskanzleien mit der Realität der großen Vielfalt von Dokumenten konfrontiert, die bereits digital generiert werden und in Kombination mit historischen physischen Dokumenten verwendet werden müssen. Daher müssen sich die traditionellen Praktiken im Umgang mit physischen Dokumentationen unbedingt weiterentwickeln, was neue Herausforderungen mit sich bringt:

  1. Verbrauchererwartungen ändern: Viele Unternehmenskonsumenten von Rechtsdienstleistungen ändern ihre Erwartungen[3]in der Hoffnung, dass verschiedene Anwaltskanzleien zusammenarbeiten und Wissen austauschen können, was den Einsatz von Praktiken und Technologien impliziert, mit denen Daten und Informationen sicher ausgetauscht werden können.
  2. Effizienz in internen Prozessen: Eine aktuelle Studie[4] zeigt, dass 60% der befragten Anwaltskanzleien vor großen Herausforderungen stehen, wenn es darum geht, ihre internen Prozesse effizient zu gestalten. Die Lokalisierung und Verwaltung von Beweismitteln in Form von Dokumenten, Bildern, Videos oder Audios ist kritisch geworden, begleitet von der Herausforderung bei der konsistenten und effektiven Verwaltung von Dokumenten- und Inhaltsklassifizierungsschlüsseln.
  3. Änderungen in Konsum und Arbeitsgewohnheiten: Die Situation, die wir infolge der COVID19-Pandemie erleben, zwingt uns dazu, neue Fernarbeitsregelungen einzuführen, was strengere Sicherheitsmaßnahmen zum Austausch von Informationen und zur Zusammenarbeit auf Distanz erfordert.

 

Wie hilft Data Management bei der Bewältigung dieser Herausforderungen?

Wenn Sie den Begriff Datenmonetarisierung hören, denken Sie im Allgemeinen an den wirtschaftlichen Wert, der durch den Verkauf von Daten oder die Generierung eines neuen Geschäftsbereichs erzielt werden kann. Es gibt jedoch viele andere Aktionsbereiche, mit denen bei ordnungsgemäßer Verwendung ein greifbarer Wert erzielt werden kann. der Daten. Es gibt verschiedene Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen, wenn Sie die Datenmengen nutzen möchten, die sich ständig ansammeln. Stimmen die Daten wirklich mit den strategischen Zielen der Kanzlei überein? Sind die Daten mit der Möglichkeit verfügbar, dass Anwälte verlässliche Antworten auf die in der Kanzlei gestellten Fragen erhalten müssen? Sind die Daten korrekt, um verlässliche Informationen zu liefern? Sind die Erwartungen an die Kanzlei korrekt? Daten erfüllt? Wir hören immer wieder, wie Datenwissenschaftler ihre Frustration darüber zum Ausdruck bringen, dass sie sich nicht auf Data Mining konzentrieren können.Bring sie zum Reden«, Weil er viel Zeit verbringen musste«Reinigung»Falsche Daten, die nicht den Erwartungen entsprechen. Gerade das Fehlen einer angemessenen Datenqualität ist das Haupthindernis, das von 200 von BARC befragten europäischen Unternehmen gemeldet wurde (Forschungszentrum für Geschäftsanwendungen)[5]. Diese Umfrage zeigt, dass eine der wichtigsten Möglichkeiten zur Monetarisierung von Daten darin besteht, interne Prozesse effizienter zu gestalten.

Wie können Sie die Lücke zwischen der generierten Datenmenge und der Fähigkeit der Daten, ihr Wertversprechen zu erfüllen, schließen? Die Antwort ist in der Datenmanagement, eine Reihe von Disziplinen, die formell angewendet korrekte, zuverlässige und sichere Daten ermöglichen, um sie denjenigen zur Verfügung zu stellen, die sie verwenden können sollten. Ein Hinweis, um zu verstehen, was alle Disziplinen des Datenmanagements bedeuten, ist das DMBoK (Datenmanagement Wissensbestand), Wissenshandbuch für das Datenmanagement[6] dass DAMA[7] (Data Management Association) International wurde integriert, um die Entwicklung von Datenmanagement-Fachleuten, IT-Fachleuten, Führungskräften, Pädagogen und Forschern zu unterstützen. DAMA beschreibt in seinem Rahmen, wie die Datenamt bezieht sich auf die anderen Wissensbereiche des Datenmanagements: Datenarchitektur, Datenmodellierung und -design, Datenspeicherung und -betrieb, Datensicherheit, Integration und Interoperabilität, Dokumenten- und Inhaltsmanagement, Stamm- und Referenzdaten, Data Warehousing und Business Intelligence, Metadatenmanagement und Datenqualität.

Es gibt zwei Analogien, die zum Verständnis des Datenmanagements beitragen. Eine ist die Analogie von Eisberg Datenmanagement, in dem die Spitze des Eisberg stellt den sichtbaren und attraktiven Teil der Datennutzung dar: erweiterte Analyse, Data Mining, maschinelles Lernen, IOT (Internet der Dinge), Datenvisualisierung, BIG DATA und Datenwissenschaft. Dies, was die meisten Unternehmen tun möchten, erfordert jedoch viele andere grundlegende Funktionen, die durch den Teil des Unternehmens repräsentiert werden Eisberg Das ist untergetaucht: Datenarchitektur, Datenmodellierung und -design, Datensicherheit, Datenverwaltung, Metadatenverwaltung und Datenqualitätsmanagement. Alle diese Merkmale sind unattraktiv, sie sind normalerweise nicht die, die Reflektoren haben, aber ohne sie werden die Merkmale an der Spitze des Eisbergs sicher länger dauern, teurer sein und mehr Nacharbeit erfordern.

Die zweite Analogie sieht vor, dass das Datenmanagement als Grundlage eines Gebäudes fungiert. Es stellt sich als eine der teuersten Bauphasen heraus; Es ist das, was wir vom Gebäude nicht sehen; Wenn die erforderlichen Ressourcen nicht für das Fundament bereitgestellt werden oder wenn die Kosten oder die Qualität des Fundaments geschont werden, besteht die Gefahr, dass das Gebäude bei einem starken Erdbeben einstürzt. Dasselbe kann bei Organisationen passieren, die nicht über eine angemessene Datenverwaltungsbasis verfügen, und es kann sogar verschwinden.

 

Dokumenten- und Inhaltsverwaltung

Wenn wir sagen wollen, welche der verschiedenen Disziplinen des Datenmanagements für Unternehmen im Rechtssektor am relevantesten sind, ist die von vielleicht die relevanteste Dokumenten- und Inhaltsverwaltung, Disziplin eng verwandt mit Metadatenverwaltung, Datenqualitätsmanagement und Datenamt.

Zu den wichtigsten Geschäftstreibern für das Dokumenten- und Inhaltsmanagement zählen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Möglichkeit, auf Rechtsstreitigkeiten zu reagieren, und die elektronische Ermittlung. Ein gutes Records Management kann Unternehmen auch dabei helfen, effizienter zu arbeiten. Die Orte Netz Gut organisiert und durchsuchbar, die sich aus der effektiven Verwaltung von Ontologien und anderen Strukturen ergeben, die die Suche erleichtern, tragen zur Verbesserung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Nach Gesetzen und Vorschriften müssen Organisationen Aufzeichnungen über bestimmte Arten von Aktivitäten führen. Die meisten Organisationen haben auch Richtlinien, Standards und Best Practices für das Führen von Aufzeichnungen. Die Aufzeichnungen enthalten sowohl Papierdokumente als auch ESI (Elektronisch gespeicherte Informationen - Elektronisch gespeicherte Informationen). Eine gute Aktenverwaltung ist für die Geschäftskontinuität erforderlich. Es ermöglicht einer Organisation auch, im Falle von Rechtsstreitigkeiten zu reagieren.

El Elektronische Entdeckung[8] ist der Prozess der Suche nach elektronischen Aufzeichnungen, die als Beweismittel für rechtliche Schritte dienen könnten. Die Fähigkeit eines Unternehmens, auf eine elektronische Erkennungsanforderung zu antworten, hängt davon ab, wie es mit Datensätzen wie E-Mail, Katzen, Websites Netz und elektronische Dokumente sowie rohe Anwendungsdaten und Metadaten. Technologie Big Data Es hat sich zu einem Motor für eine effizientere elektronische Erkennung, Aufbewahrung von Aufzeichnungen und eine starke Information Governance entwickelt.

Ein grundlegender Aspekt des Dokumenten- und Inhaltsmanagements ist die Kontrolle der Aufzeichnungen, die rechtlich aufbewahrt werden müssen, um nachzuweisen, dass Maßnahmen und Entscheidungen gemäß den festgelegten Verfahren getroffen wurden. Für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Aufzeichnungen ist es zweckmäßig, die Grundsätze zu befolgen GARP (Allgemein akzeptable Aufzeichnungsgrundsätze)[9], generiert von ARPA (Verband der Aktenverwalter und Administratoren).

Es wird geschätzt, dass bis zu 80% aller gespeicherten Daten außerhalb relationaler Datenbanken gespeichert werden. Diese unstrukturierten Daten verfügen nicht über ein Datenmodell, mit dem Benutzer den Inhalt oder die Organisation verstehen können. Sie sind nicht beschriftet oder in Zeilen und Spalten strukturiert. Unstrukturierte Daten liegen in verschiedenen elektronischen Formaten vor: Textverarbeitungsdokumente, E-Mails, soziale Medien, Katzen, flache Dateien, Tabellenkalkulationen, XML-Dateien, Transaktionsnachrichten, Berichte, Diagramme, digitale Bilder, Mikrofiche, Video- und Audioaufnahmen. Es gibt auch eine große Menge unstrukturierter Daten in Papierdateien. Die Verwendung von Digitalisierungstechniken für physische Dokumente und die Textanalyse dieser Digitalisierungen und aller anderen Arten unstrukturierter Daten wird wesentlich, um die Arbeit in Anwaltskanzleien zu beschleunigen und zu optimieren. Die Textanalyse ermöglicht es uns, unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umzuwandeln, die einfacher analysiert werden können. [10]

 

Ethisches Datenmanagement

"Dinge richtig machen, wenn niemand hinschaut" ist die Grundvoraussetzung, wenn wir über ethisches Datenmanagement sprechen. Drei wesentliche Konzepte müssen berücksichtigt werden: die Auswirkungen auf die Menschen, der potenzielle Missbrauch der Daten und der wirtschaftliche Wert der Daten.

Drei Prinzipien, basierend auf den Belmont-Prinzipien[11], regeln das ethische Management von Daten:

  • Respekt für die Menschen: Dieses Prinzip spiegelt die grundlegende ethische Anforderung wider, dass Menschen so behandelt werden müssen, dass ihre Würde und Autonomie als Individuen respektiert werden. Es erfordert auch, dass bei Menschen mit "verminderter Autonomie" besondere Sorgfalt darauf verwendet wird, ihre Würde und ihre Rechte zu schützen.
  • Nächstenliebe: Dieses Prinzip hat zwei Elemente: Erstens, schaden Sie nicht; Zweitens: Maximieren Sie den potenziellen Nutzen und minimieren Sie den potenziellen Schaden.
  • Gerechtigkeit: Dieser Grundsatz berücksichtigt den fairen und gerechten Umgang mit Menschen.

 

Praktische Empfehlungen

Ein angemessenes Datenmanagement sollte als Eckpfeiler der Transformationsstrategie aller Anwaltskanzleien angesehen werden. Es kann immer einen Ansatz geben, der auf die Bedürfnisse, die Größe und die Kultur jeder Anwaltskanzlei eingeht. Unabhängig davon, ob es sich um Unternehmen oder Fachleute im Rechtsbereich handelt, könnten 3 praktische Empfehlungen ihnen helfen, das Thema Datenmanagement im Auge zu behalten:

  1. Überprüf den Datenmanifest für Führungskräfte
  2. Habe als Referenz die DMBoK
  3. Entdecken Sie Optionen für Textanalyse

 

Marilú López, Regionalkoordinator von DAMA International für Lateinamerika

 

[1] Statistiken über Big Data von Christo Petrov  https://techjury.net/blog/big-data-statistics/#gref

[2] Das "Datenversprechen" ist im Datenmanifest für Führungskräfte enthalten https://dataleaders.org/ Auf dieser Seite finden Sie die spanische Version.

[3] Studie von Thomson Reuters durchgeführt über Anwaltskanzleien in Europa. Sie befassen sich mit potenziell anwendbaren Aspekten in Lateinamerika.

[4] https://www.therainmakerblog.com/2018/06/articles/law-firm-development/survey-identifies-top-5-challenges-facing-small-law-firms/

[5] Studie von BARC durchgeführt im November 2018 an 200 europäische Unternehmen.

[6] Im Juli 2020 wurde die Spanische Version des DMBoK2 auch über die lokalen DAMA-Kapitel erhältlich

[7] Gemeinnützige, unabhängige Marken- und Technologievereinigung http://dama.org/

[8] https://www.edrm.net/

[9] https://www.arma.org/page/principles/

[10] https://tdan.com/unlocking-the-secrets-of-your-call-center/22860

[11] https://www.hhs.gov/ohrp/regulations-and-policy/belmont-report/index.html

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