es Español

La gestion des données comme fondement de la transformation vers une nouvelle réalité

"Les cabinets de services juridiques, les services juridiques d'entreprise et les avocats indépendants ne sont pas exempts de ce phénomène et ils ont comme un grand défi de devenir des avocats basés sur les données."
Partager sur twitter
Partager sur linkedin
Partager sur facebook
Partager sur email

Les défis de la gestion des données auxquels sont confrontés les avocats

Jamais comme maintenant nous n'avons assisté à la génération de volumes(1) de données aussi impressionnantes et jamais auparavant autant d’entreprises privées et d’organismes publics n’ont été aussi exposés à des changements technologiques rapides et à des changements radicaux et inattendus de l’environnement qu’aujourd’hui. Les cabinets de services juridiques, les services juridiques d'entreprise et les avocats indépendants ne sont pas exempts de ce phénomène et ont comme un grand défi de devenir des avocats basés sur les données (avocats axés sur les données). Les données, également appelées le «nouveau pétrole», offrent un énorme potentiel inexploité pour créer un avantage concurrentiel, de nouvelles richesses et des emplois; améliorer les soins de santé; nous garder tous plus en sécurité et, d'une certaine manière, améliorer la condition humaine(2). C'est la promesse des données, mais les données sont-elles vraiment capables de tenir cette promesse? La réalité est que les données ne peuvent à elles seules tenir cette promesse. Il y a beaucoup à faire pour cela.

Si quelque chose caractérise le syndicat des avocats, c'est la quantité de documents à traiter. Aujourd'hui, les cabinets d'avocats sont confrontés à la réalité de la grande diversité de documents déjà générés numériquement, qui doivent être combinés à des documents physiques historiques, pour lesquels les pratiques traditionnelles de traitement de la documentation physique doivent nécessairement évoluer, ce qui pose de nouveaux défis:

  1. Évolution des attentes des consommateurs: De nombreuses entreprises qui consomment des services juridiques changent leurs attentes(3), en espérant que différents cabinets d'avocats puissent travailler en collaboration, en partageant les connaissances, ce qui implique l'utilisation de pratiques et de technologies permettant de partager les données et les informations en toute sécurité.
  2. Efficacité des processus internes: Une étude récente(4) montre que 60% des cabinets d'avocats interrogés sont confrontés à de grands défis pour rendre leurs processus internes efficaces. La localisation et la gestion des preuves que ce soit sous forme de documents, d'images, de vidéos ou d'audios est devenue critique, accompagnée du défi de la gestion cohérente et efficace des clés de classification des documents et des contenus.
  3. Changements dans la consommation et les habitudes de travail: La situation que nous vivons à la suite de la pandémie COVID19 nous oblige à adopter de nouveaux schémas de travail à distance, ce qui implique des mesures de sécurité plus strictes pour partager des informations et travailler en collaboration à distance.

 

Comment la gestion des données aide-t-elle à relever ces défis?

Lorsque vous entendez le terme de monétisation des données, vous pensez généralement à la valeur économique qui peut être obtenue en vendant des données ou en créant une nouvelle ligne d'activité, cependant, il existe de nombreuses autres lignes d'action par lesquelles une valeur tangible peut être obtenue à partir d'une utilisation appropriée. des données. Vous devez relever plusieurs défis lorsque vous souhaitez exploiter les volumes de données qui s'accumulent tout le temps. Les données sont-elles vraiment alignées sur les objectifs stratégiques du cabinet? Les données sont-elles disponibles avec la possibilité dont les avocats ont besoin d'obtenir des réponses fiables aux questions posées au cabinet? Les données sont-elles correctes pour produire des informations fiables? données rencontrées? Nous entendons continuellement les data scientists exprimer leur frustration de ne pas pouvoir se concentrer sur l'exploration de données, en "les faire parler«, Pour avoir à passer une grande partie de son temps»Nettoyage»Données incorrectes, qui ne répondent pas à leurs attentes. C'est précisément le manque de qualité adéquate des données qui est le principal obstacle signalé par 200 entreprises européennes interrogées par le BARC (Centre de recherche sur les applications commerciales)(5). Cette enquête indique que l'un des principaux moyens de monétiser les données est de les utiliser pour rendre les processus internes plus efficaces.

Comment combler le fossé entre la quantité de données générées et être en mesure de faire en sorte que les données tiennent leur promesse de valeur? La réponse est dans le Gestion de données, un ensemble de disciplines qui, formellement appliquées, permettent de disposer de données correctes, fiables et sûres pour les mettre à la disposition de ceux qui devraient pouvoir les utiliser. Une référence pour comprendre ce que toutes les disciplines de la gestion des données impliquent est le DMBoK (Corps de connaissances sur la gestion des données), Guide de connaissances pour la gestion des données(6) Quoi DAMA(7) (Association de gestion des données) International a intégré pour soutenir le développement des professionnels de la gestion des données, des professionnels de l'informatique, des dirigeants d'entreprise, des éducateurs et des chercheurs. DAMA décrit dans son cadre, comment le Gouvernance des données est lié aux autres domaines de connaissance de la gestion des données: architecture des données, modélisation et conception des données, stockage et exploitation des données, sécurité des données, intégration et interopérabilité, gestion des documents et du contenu, données de base et de référence Entreposage de données et Business Intelligence, gestion des métadonnées et qualité des données.

Il existe deux analogies qui aident à comprendre la gestion des données, l'une est l'analogie de Iceberg Gestion de données, dans lequel la pointe du Iceberg représente la partie visible et attractive de l'utilisation des données: analytique avancée, data mining, machine learning, IOT (Internet of Things), visualisation de données, Big Data et la science des données. Cependant, cela, ce que la plupart des entreprises veulent faire, nécessite de nombreuses autres fonctions fondamentales qui sont représentées par la partie du iceberg qui est submergée: architecture des données, modélisation et conception des données, sécurité des données, gouvernance des données, gestion des métadonnées et gestion de la qualité des données. Toutes ces fonctionnalités ne sont pas attrayantes, ce ne sont généralement pas celles des réflecteurs, mais sans elles, les fonctionnalités à la pointe de l'iceberg prendront sûrement plus de temps, coûteront plus cher et nécessiteront plus de retouches.

La deuxième analogie est celle qui voit les fonctions de gestion des données comme le fondement d'un bâtiment. Il s'avère que c'est l'une des étapes de construction les plus coûteuses; C'est ce que nous ne voyons pas du bâtiment; Si les ressources nécessaires ne sont pas dédiées à la fondation ou si le coût ou la qualité de la fondation est épargné, il y a un risque que le bâtiment s'effondre lors d'un fort tremblement de terre. La même chose peut se produire avec les organisations qui ne disposent pas d'une base de gestion de données adéquate, et elle peut même disparaître.

 

Gestion des documents et du contenu

Si nous voulons dire laquelle des différentes disciplines de la gestion des données est la plus pertinente pour les entreprises du secteur juridique, la plus pertinente est peut-être celle de Gestion des documents et du contenu, discipline étroitement liée à Gestion des métadonnées, Gestion de la qualité des données et l' Gouvernance des données.

Les principaux moteurs commerciaux de la gestion des documents et du contenu comprennent la conformité réglementaire, la capacité de répondre aux demandes de litige et la découverte électronique. Une bonne gestion des enregistrements peut également aider les organisations à être plus efficaces. Les places website Bien organisé et consultable, le résultat d'une gestion efficace des ontologies et d'autres structures facilitant la recherche contribue à améliorer la satisfaction des clients et des employés.

Les lois et règlements exigent que les organisations tiennent des registres de certains types d'activités. La plupart des organisations ont également des politiques, des normes et des meilleures pratiques pour la tenue de registres. Les enregistrements comprennent à la fois des documents papier et ESI (Informations stockées électroniques - Informations stockées électroniquement). Une bonne gestion des enregistrements est nécessaire à la continuité des activités. Il permet également à une organisation de répondre en cas de litige.

El Découverte électronique(8) est le processus de recherche de documents électroniques qui pourraient servir de preuve dans une action en justice. La capacité d'une organisation à répondre à une demande de découverte électronique dépend de la façon dont elle a traité les enregistrements tels que les e-mails, chats, des sites website et des documents électroniques, ainsi que des données brutes sur les applications et des métadonnées. La technologie Big Data il est devenu un moteur pour une découverte électronique plus efficace, une conservation des enregistrements et une gouvernance de l'information solide.

Un aspect fondamental de la gestion des documents et du contenu est le contrôle des enregistrements qui doivent être légalement conservés comme preuve que les actions et les décisions ont été prises conformément aux procédures établies. Pour une bonne gestion des enregistrements, il est pratique de suivre les principes GARP (Principes de tenue de registres généralement acceptables)(9), généré par ARPA (Association des gestionnaires et administrateurs de documents).

On estime que jusqu'à 80% de toutes les données stockées sont conservées en dehors des bases de données relationnelles. Ces données non structurées n'ont pas de modèle de données qui permet aux utilisateurs de comprendre son contenu ou comment il est organisé; ils ne sont pas étiquetés ou structurés en lignes et en colonnes. Les données non structurées se présentent sous différents formats électroniques: documents de traitement de texte, e-mails, réseaux sociaux, chats, fichiers plats, feuilles de calcul, fichiers XML, messages transactionnels, rapports, graphiques, images numériques, microfiches, enregistrements vidéo et enregistrements audio. Il existe également une énorme quantité de données non structurées dans les fichiers papier. L'utilisation de techniques de numérisation pour les documents physiques et l'analyse textuelle de ces numérisations et de tous les autres types de données non structurées devient essentielle pour accélérer et optimiser le travail dans les cabinets juridiques. L'analyse textuelle nous permet de convertir des données non structurées en données structurées qui peuvent être analysées plus facilement. (10)

 

Gestion éthique des données

«Faire les choses correctement quand personne ne regarde» est le principe de base lorsque nous parlons de gestion éthique des données. Trois concepts essentiels doivent être pris en compte: l'impact sur les personnes, l'utilisation abusive potentielle des données et la valeur économique des données.

Trois principes, basés sur les principes de Belmont(11), régissent la gestion éthique des données:

  • Respect des personnes: Ce principe reflète l'exigence éthique fondamentale selon laquelle les personnes doivent être traitées d'une manière qui respecte leur dignité et leur autonomie en tant qu'individus. Il exige également que là où les gens ont une «autonomie réduite», une attention particulière soit portée à la protection de leur dignité et de leurs droits.
  • Charité: Ce principe comporte deux éléments: premièrement, ne pas nuire; deuxièmement, maximiser les avantages potentiels et minimiser les dommages potentiels.
  • Justice: Ce principe tient compte du traitement juste et équitable des personnes.

 

Recommandations pratiques

Une gestion adéquate des données doit être considérée comme la pierre angulaire de la stratégie de transformation de tous les cabinets d'avocats. Il peut toujours y avoir une approche qui réponde aux besoins, à la taille et à la culture de chaque cabinet d'avocats. Qu'il s'agisse de cabinets ou de professionnels du domaine juridique, 3 recommandations pratiques pourraient les aider à garder à l'esprit le sujet de la gestion des données:

  1. Vérifier la Manifeste de données pour les dirigeants
  2. Avoir comme référence le DMBoK
  3. Explorer les options pour Analyse textuelle

 

Marilú López, Coordinateur régional de DAMA International pour l'Amérique latine

 

(1) Statistiques sur Big Data par Christo Petrov  https://techjury.net/blog/big-data-statistics/#gref

(2) La "Promesse de données" est contenue dans le Manifeste des données pour les dirigeants https://dataleaders.org/ sur ce site, vous pouvez trouver la version espagnole.

(3) Étude menée par Thomson Reuters sur les cabinets juridiques en Europe. Ils abordent des aspects potentiellement applicables en Amérique latine.

(4) https://www.therainmakerblog.com/2018/06/articles/law-firm-development/survey-identifies-top-5-challenges-facing-small-law-firms/

(5) Etude réalisée par BARC en novembre 2018 à 200 entreprises européennes.

(6) En juillet 2020, le Version espagnole du DMBoK2 également disponible via les chapitres DAMA locaux

(7) Association à but non lucratif et indépendante pour les marques et la technologie http://dama.org/

(8) https://www.edrm.net/

(9) https://www.arma.org/page/principles/

(10) https://tdan.com/unlocking-the-secrets-of-your-call-center/22860

(11) https://www.hhs.gov/ohrp/regulations-and-policy/belmont-report/index.html

Si l'article vous a intéressé,

Nous vous invitons à le partager sur les réseaux sociaux

La gestion des données comme fondement de la transformation vers une nouvelle réalité
Partager sur twitter
Twitter
Partager sur linkedin
LinkedIn
Partager sur facebook
Facebook
Partager sur email
Email

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les spams. Découvrez comment vos données de commentaire sont traitées.

Contact

Remplissez le formulaire et une personne de notre équipe vous contactera sous peu.