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Gestione dei dati come base per la trasformazione in una nuova realtà

"Le società di servizi legali, gli uffici legali aziendali e gli avvocati indipendenti non sono esenti da questo fenomeno e devono affrontare una grande sfida per diventare avvocati basati sui dati".
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Le sfide che gli avvocati devono affrontare nella gestione dei dati

Mai come ora abbiamo assistito alla generazione dei volumi[1] di dati così impressionanti e mai prima d'ora così tante aziende private ed enti pubblici sono stati così esposti a rapidi cambiamenti tecnologici e cambiamenti radicali e inaspettati nell'ambiente come lo sono oggi. Le società di servizi legali, gli uffici legali aziendali e gli avvocati indipendenti non sono esenti da questo fenomeno e hanno come una grande sfida diventare avvocati basati sui dati (avvocati basati sui dati). I dati, chiamati anche "nuovo petrolio", offrono un enorme potenziale non sfruttato per creare vantaggio competitivo, nuova ricchezza e posti di lavoro; migliorare l'assistenza sanitaria; mantenerci tutti più al sicuro e, in qualche modo, migliorare la condizione umana[2]. Questa è la promessa dei dati, ma i dati sono davvero in grado di mantenere questa promessa? La realtà è che i dati da soli non possono mantenere quella promessa. C'è molto da fare per questo.

Se qualcosa caratterizza il sindacato degli avvocati, è la quantità di documenti che devono gestire. Oggi, gli studi legali si trovano di fronte alla realtà della grande diversità di documenti già generati digitalmente, che devono essere utilizzati in combinazione con documenti fisici storici, quindi le pratiche tradizionali di gestione della documentazione fisica devono necessariamente evolversi, il che pone nuove sfide:

  1. Cambiare le aspettative dei consumatori: Molti consumatori aziendali di servizi legali stanno cambiando le loro aspettative[3], sperando che diversi studi legali possano lavorare in collaborazione, condividendo la conoscenza, il che implica l'uso di pratiche e tecnologie che consentono di condividere dati e informazioni in modo sicuro.
  2. Efficienza nei processi interni: Uno studio recente[4] mostra che il 60% degli studi legali intervistati deve affrontare grandi sfide nel rendere efficienti i propri processi interni. L'ubicazione e la gestione delle prove sotto forma di documenti, immagini, video o audio è diventata critica, accompagnata dalla sfida nella gestione coerente ed efficace delle chiavi di classificazione dei documenti e dei contenuti.
  3. Cambiamenti nei consumi e nelle abitudini di lavoro: La situazione che stiamo vivendo a seguito della pandemia COVID19 ci costringe ad adottare nuovi schemi di lavoro a distanza, il che implica misure di sicurezza più rigorose per condividere le informazioni e lavorare in modo collaborativo a distanza.

 

In che modo la gestione dei dati aiuta ad affrontare queste sfide?

Quando si sente il termine monetizzazione dei dati, in genere si pensa al valore economico che si può ottenere vendendo dati o generando una nuova linea di business, tuttavia, ci sono molte altre linee di azione attraverso le quali è possibile ottenere valore tangibile da un uso corretto. dei dati. Ci sono diverse sfide che devi affrontare quando vuoi sfruttare i volumi di dati che si accumulano continuamente. I dati sono realmente allineati con gli obiettivi strategici dello studio? I dati sono disponibili con l'opportunità di cui gli avvocati hanno bisogno per ottenere risposte affidabili alle domande che vengono poste nello studio? I dati sono corretti per produrre informazioni affidabili? Le aspettative dello dati incontrati? Sentiamo continuamente i data scientist esprimere la loro frustrazione per non essere in grado di concentrarsi sul data mining, in "farli parlare«, Per aver trascorso gran parte del suo tempo«Pulizia»Dati errati, che non soddisfano le loro aspettative. È proprio la mancanza di un'adeguata qualità dei dati il ​​principale ostacolo segnalato da 200 aziende europee intervistate da BARC (Centro di ricerca sulle applicazioni aziendali)[5]. Questo sondaggio indica che uno dei modi principali per monetizzare i dati è utilizzarli per rendere più efficienti i processi interni.

Come colmare il divario tra la quantità di dati generati e la capacità di far sì che i dati mantengano la loro promessa di valore? La risposta è in Gestione dei dati, un insieme di discipline che, formalmente applicate, consentono di disporre di dati corretti, affidabili e sicuri per metterli a disposizione di chi dovrebbe essere in grado di utilizzarli. Un riferimento per capire cosa implicano tutte le discipline del Data Management è il DMBoK (Organismo di conoscenza della gestione dei dati), Guida alla conoscenza per la gestione dei dati[6] che DAMA[7] (Associazione per la gestione dei dati) settori si è integrato per supportare lo sviluppo di professionisti della gestione dei dati, professionisti IT, dirigenti aziendali, educatori e ricercatori. DAMA descrive nel suo framework, come il Governance dei dati è correlato alle altre aree di conoscenza della gestione dei dati: architettura dei dati, modellazione e progettazione dei dati, archiviazione e operazioni dei dati, sicurezza dei dati, integrazione e interoperabilità, gestione dei documenti e dei contenuti, dati master e di riferimento, Conservazione dei dati e Business Intelligence, gestione dei metadati e qualità dei dati.

Ci sono due analogie che aiutano a comprendere la gestione dei dati, una è l'analogia di Iceberg Gestione dei dati, in cui la punta del Iceberg rappresenta la parte visibile e attraente dell'utilizzo dei dati: analisi avanzate, data mining, machine learning, IOT (internet of things), visualizzazione dei dati, GRANDE DATA e scienza dei dati. Tuttavia, questo, che è ciò che la maggior parte delle aziende vuole fare, richiede molte altre funzioni fondamentali che sono rappresentate dalla parte di iceberg che è sommerso: architettura dei dati, modellazione e progettazione dei dati, sicurezza dei dati, governance dei dati, gestione dei metadati e gestione della qualità dei dati. Tutte queste caratteristiche non sono attraenti, di solito non sono quelle dei riflettori, ma senza di esse le caratteristiche sulla punta dell'iceberg richiederanno sicuramente più tempo, saranno più costose e richiederanno più rilavorazioni.

La seconda analogia è quella che vede le funzioni di gestione dei dati come le fondamenta di un edificio. Risulta essere una delle fasi di costruzione più costose; È ciò che non vediamo dell'edificio; Se le risorse necessarie non sono dedicate alla fondazione o se si risparmia il costo o la qualità della fondazione, c'è il rischio che l'edificio crolli a causa di un forte terremoto. Lo stesso può accadere con le organizzazioni che non dispongono di un'adeguata base di gestione dei dati e potrebbe persino scomparire.

 

Gestione di documenti e contenuti

Se vogliamo dire quali delle varie discipline del Data Management sono più rilevanti per le aziende del settore legale, forse la più rilevante è quella del Gestione di documenti e contenuti, disciplina strettamente correlata a Gestione dei metadati, Gestione della qualità dei dati e il Governance dei dati.

I principali driver di business per la gestione dei documenti e dei contenuti includono la conformità alle normative, la capacità di rispondere alle richieste di contenzioso e il rilevamento elettronico. Una buona gestione dei record può anche aiutare le organizzazioni a essere più efficienti. I posti sito web Ben organizzati e ricercabili che risultano da una gestione efficace di ontologie e altre strutture che facilitano la ricerca aiutano a migliorare la soddisfazione dei clienti e dei dipendenti.

Le leggi e i regolamenti richiedono alle organizzazioni di tenere registri di determinati tipi di attività. La maggior parte delle organizzazioni dispone anche di policy, standard e best practice per la tenuta dei registri. I record includono sia documenti cartacei che ESI (Informazioni archiviate in formato elettronico - Informazioni archiviate elettronicamente). Una buona gestione dei record è necessaria per la continuità aziendale. Consente inoltre a un'organizzazione di rispondere in caso di controversia.

El Scoperta elettronica[8] è il processo di ricerca di record elettronici che potrebbero servire come prova in un'azione legale. La capacità di un'organizzazione di rispondere a una richiesta di rilevamento elettronico dipende da come ha gestito record come e-mail, gatti, siti sito web e documenti elettronici, nonché dati e metadati delle applicazioni non elaborate. Tecnologia Big Data, è diventato un motore per una scoperta elettronica più efficiente, la conservazione dei record e una forte governance delle informazioni.

Un aspetto fondamentale all'interno di Document and Content Management è il controllo delle registrazioni che devono essere legalmente conservate come evidenza che le azioni e le decisioni sono state prese secondo le procedure stabilite. Per una corretta gestione dei record è conveniente seguire i principi GARP (Principi di tenuta dei registri generalmente accettabili)[9], generato da ARPA (Associazione dei gestori e degli amministratori dei record).

Si stima che fino all'80% di tutti i dati archiviati sia conservato al di fuori dei database relazionali. Questi dati non strutturati non hanno un modello di dati che consenta agli utenti di comprenderne il contenuto o come è organizzato; non sono etichettati o strutturati in righe e colonne. I dati non strutturati sono in vari formati elettronici: documenti di elaborazione testi, e-mail, social media, gatti, file flat, fogli di calcolo, file XML, messaggi transazionali, rapporti, grafici, immagini digitali, microfiche, registrazioni video e registrazioni audio. C'è anche un'enorme quantità di dati non strutturati negli archivi cartacei. L'uso di tecniche di digitalizzazione per i documenti fisici e l'analisi testuale di queste scansioni e di tutti gli altri tipi di dati non strutturati diventa essenziale per accelerare e ottimizzare il lavoro negli studi legali. L'analisi testuale ci consente di convertire i dati non strutturati in dati strutturati che possono essere analizzati più facilmente. [10]

 

Gestione etica dei dati

"Fare le cose per bene quando nessuno sta guardando" è la premessa di base quando parliamo di Ethical Data Management. Devono essere considerati tre concetti essenziali: l'impatto sulle persone, il potenziale uso improprio dei dati e il valore economico dei dati.

Tre principi, basati sui principi di Belmont[11], disciplinano la gestione etica dei dati:

  • Rispetto per le persone: Questo principio riflette il requisito etico fondamentale che le persone siano trattate in un modo che rispetti la loro dignità e autonomia come individui. Richiede inoltre che, laddove le persone hanno una "minore autonomia", si presti particolare attenzione alla protezione della loro dignità e dei loro diritti.
  • Beneficenza: Questo principio ha due elementi: primo, non nuocere; in secondo luogo, massimizzare i potenziali benefici e ridurre al minimo i potenziali danni.
  • giustizia: Questo principio considera il trattamento giusto ed equo delle persone.

 

Raccomandazioni pratiche

Un'adeguata gestione dei dati dovrebbe essere vista come una pietra angolare nella strategia di trasformazione di tutti gli studi legali. Può sempre esserci un approccio che risponda alle esigenze, alle dimensioni e alla cultura di ogni studio legale. Che si tratti di aziende o professionisti in ambito legale, 3 consigli pratici potrebbero aiutarli a tenere presente il tema del Data Management:

  1. Controlla il Manifesto dei dati per i leader
  2. Avere come riferimento il file DMBoK
  3. Esplora le opzioni per Analisi testuale

 

Marilú López, Coordinatore regionale di DAMA International per l'America Latina

 

[1] Statistiche su Big Data, di Christo Petrov  https://techjury.net/blog/big-data-statistics/#gref

[2] La "Data Promise" è contenuta nel Data Manifesto for Leaders https://dataleaders.org/ su questo sito puoi trovare la versione spagnola.

[3] Studio condotto da Thomson Reuters sugli studi legali in Europa. Affrontano aspetti potenzialmente applicabili in America Latina.

[4] https://www.therainmakerblog.com/2018/06/articles/law-firm-development/survey-identifies-top-5-challenges-facing-small-law-firms/

[5] Studio condotto da BARC nel novembre 2018 a 200 aziende europee.

[6] A luglio 2020 il Versione spagnola del DMBoK2 disponibile anche attraverso i capitoli DAMA locali

[7] Associazione senza scopo di lucro, marchio indipendente e tecnologia http://dama.org/

[8] https://www.edrm.net/

[9] https://www.arma.org/page/principles/

[10] https://tdan.com/unlocking-the-secrets-of-your-call-center/22860

[11] https://www.hhs.gov/ohrp/regulations-and-policy/belmont-report/index.html

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