Gli studi legali hanno implementato diverse strategie per affrontare il calo della domanda di servizi legali dal marzo di quest'anno a causa della pandemia di COVID-19. La pandemia ha ridotto anche la riduzione delle spese di viaggio per visitare i clienti e i nuovi prospect, nonché la riduzione delle spese di marketing e sviluppo del business, limitando le opportunità di generare nuovo business. L'approccio ai potenziali clienti è ora virtuale piuttosto che fisico e, eventualmente, si estende in 2021. Di fronte a questa situazione imprevista, le imprese hanno adottato strategie di collaborazione che utilizzano tecnologie come la videoconferenza, uno strumento già utilizzato, ma non ampiamente usato in interazione e la collaborazione. Fra ufficio-cliente.
Tuttavia, anche gli studi legali sono stati costretti a prestare maggiore attenzione alle informazioni operative e finanziarie. Molte aziende che già disponevano di software di registrazione orari, fatturazione e contabilità; ora hanno scoperto che queste informazioni non erano sufficienti per prendere decisioni commerciali come azienda in generale, per aree di attività e specificamente per cliente e soggetto. Forse i dati esistevano nei database dell'applicazione transazionale, ma ora era necessario sfruttarli.
Questo è il momento di utilizzare software più sofisticati che consentono di visualizzare i dati in modo più dettagliato, comprensibile, meglio leggibile e in alcuni casoÈ in tempo reale. Attualmente ci sono applicazioni di Business Intelligence che ci offrono questa visualizzazione dei dati. Alcuni sono progettati per il settore dei servizi legali, ad esempio il software del marchio Iridium (1) – e hanno viste predefinite e altre sono generiche e le viste dovranno essere progettate in base alle conoscenze degli amministratori dell'ufficio e/o alle migliori pratiche di metriche nel settore. Per tutto caso, entrambi i software richiedono conoscenze tecniche per ottenere i dati e applicare le metriche ricercate dall'azienda.
Gli studi legali di solito prestano attenzione al reddito complessivo e alla velocità di riscossione, tuttavia ci sono dati essenziali che l'amministrazione dovrebbe conoscere. Oggi più che mai "Cash is King" diventa lo slogan più utilizzato negli affari, ma anche la redditività e il suo rapporto con la retribuzione sono importanti per la crescita e il rafforzamento dell'economia delle imprese.
Nelle seguenti schede di un'applicazione di Business IntelligenceSaranno in grado di trovare esempi di report progettati per fornire informazioni per il monitoraggio e il processo decisionale aziendale; come Contabilità clienti e Lavori in corso per partner di fatturazione, saldo mensile di cassa e anzianità di Contabilità clienti e Lavori in corso. Questa informazione diventa rilevante in questi giorni al fine di accelerare il ciclo di conversione del lavoro in denaro in banca.
Ma cos'è Business Intelligence? Una semplice definizione sarebbe la capacità di trasformare i dati aziendali in informazioni e queste informazioni in conoscenza. Con questa conoscenza puoi prendere decisioni aziendali migliori.
Cosa fa il software Business Intelligence Attraverso la sua tecnologia si tratta di raccogliere, purificare e trasformare dati da sistemi transazionali e informazioni non strutturate interne ed esterne all'azienda e convertirle in informazioni strutturate. Questa nuova struttura consentirà la preparazione di report visivi che contengono dati rilevanti per il processo decisionale.
La Business Intelligence agisce come un fattore strategico per l'azienda e può generare un vantaggio competitivo perché fornisce conoscenze di alto livello per affrontare eventuali problemi dell'azienda e prevedere situazioni future.
Gli strumenti di Intelligenza aziendale possono estrarre dati da file semplici come fogli di calcolo Excel, file Adobe pdf, file denominati Text / CSV anche da database più comuni e sofisticati come Microsoft SQL, Oracle, IBM, Sybase, SAP, Azure SQL, Google Analytics, da URL, tra altre molteplici fonti di dati.
Le aziende potrebbero avere informazioni reali sulla loro produttività e tendenze per aree di attività, per partner e per cronometrista (2). Le aziende possono anche conoscere l'investimento in ore e il valore che fanno nei loro clienti/affari e confrontarli con il budget delle ore e il valore delle loro proposte. Per i partner, queste informazioni sono preziose, perché consentono loro di confrontare l'investimento in ore e valore con altri argomenti simili e, in questo modo, di poter fare una migliore proposta economica quando richiesto. Sarai anche in grado di misurare alcune metriche aziendali come il livello di tasso di realizzazione (3), rettifiche in ore prima della fatturazione o comunemente noto come svalutazioni (4).
Cosa possiamo fare con un software Business Intelligence nella nostra azienda?
In linea di principio ci concentreremo su 4 grandi aree di sfruttamento delle informazioni.
- reddito
- Clienti/problemi
- Spese dal conto economico
- Redditizio
Su questioni di reddito, possiamo prima visualizzare le prestazioni del cronometristi rispetto al budget per le ore fatturabili su base mensile. Queste informazioni possono essere raggruppate per aree di attività, per livello o anni di esperienza, per partner responsabile o emittenti di fatture dei propri clienti, per partner commerciale originario, tra le altre viste del "cubo dati". Allo stesso modo, queste informazioni possono utilizzare la variabile temporale e possiamo confrontare queste informazioni sulle prestazioni per mesi dell'anno, per trimestri di quest'anno o confrontarle con l'anno precedente o precedente. Ci consente inoltre di fare previsioni in base all'andamento e alla stagionalità dei nostri servizi.
Queste informazioni possono essere disponibili per ciascuno custode del tempo analizzare le tue prestazioni. Allo stesso modo, i partner responsabili delle pratiche o i partner di fatturazione possono visualizzare il report delle ore del cronometristi assegnato ai tuoi clienti / affari. Tutto questo accumulo di dati presentati in modo grafico o sotto forma di tabelle di facile comprensione, può consentire un livello più elevato di ore fatturabili, fatturazione e raccolta veloci.
Per quanto riguarda clienti/problemi, avere un'applicazione di Business Intelligence ci permette di approfondire i dati del cliente e di ogni materia, e di conoscere il dettaglio delle ore investite dai diversi cronometristi lungo tutta la vita della materia e nelle sue varie fasi. Nella misura in cui queste questioni sono state aperte nei sistemi transazionali dell'azienda con nomi e concetti comprensibili della fase della questione, il loro controllo e il follow-up saranno più facili.
Queste informazioni consentono ai partner di costruire migliori proposte commerciali per i propri clienti e prospect e avere informazioni accurate sullo stato delle cose e confrontarle con il budget di ore e/o valore.
Approfondendo le informazioni della questione, il partner responsabile della questione conoscerà, ad esempio, il tasso di cronometristi assegnato alla materia, gli adeguamenti in ore prima dell'emissione della fatturazione e la tariffa effettivamente addebitata al cliente.
Per l'amministrazione dell'ufficio, questo dato è prezioso perché permette di conoscere il tasso medio del cronometristi per pratica e individualmente e per conoscere il livello di sconto che i partner concedono ai propri clienti. Queste informazioni sono importanti anche per prendere decisioni sul movimento gerarchico del cronometristi nel tabulatore degli stipendi, ad esempio, e per il processo decisionale nella promozione di questi.
I spese dal conto economico di solito sono esaminati in dettaglio dalla direzione dell'impresa. Queste informazioni consentono di approfondire l'analisi delle spese effettive rispetto ai budget, inoltre consentono di confrontare i risultati mensili, trimestrali e annuali al fine di un migliore controllo e budget per le spese d'ufficio. Queste informazioni consentono di definire l'andamento delle spese e di migliorarne la pianificazione in fase di redazione dei budget annuali.
Nella misura in cui l'impresa ha strutturato il proprio piano dei conti per centri di costo, ad esempio, o per aree di attività, potrà meglio allocare le spese oi costi fissi. L'amministrazione sarà in grado di generare report di allocazione dei costi per partner, cliente e soggetto, in modo tale che una dichiarazione dei risultati possa essere preparata per aree di pratica e per partner.
Una parte fondamentale dell'utilizzo di uno strumento Business Intelligence in uno studio legale è il calcolo del redditività, non solo a livello di firma, ma in modo molto più granulare. A livello di impresa possiamo conoscere il margine operativo dell'impresa, il reddito da commissioni meno il costo diretto del cronometristi, in modo tale da poter conoscere i margini per aree di pratica. Tuttavia, possiamo approfondire l'analisi e conoscere l'utilità generata da queste pratiche a seconda del modello di allocazione dei costi fissi definito dall'impresa.
Questo esercizio ci porta a identificare la redditività per aree di pratica, partner, cliente e soggetto. In molte aziende questa informazione è importante, ma allo stesso tempo riservata al management dell'azienda che può interpretare con attenzione il risultato dell'analisi. Potrebbero esserci pratiche rilevanti nello studio e molto apprezzate nella classifica degli studi legali che non forniscono redditività e pratiche meno rilevanti in queste classifiche che sono altamente redditizie. L'interpretazione di queste informazioni è importante perché entrano in gioco molte variabili, come l'assegnazione degli avvocati al cliente / materia, le spese associate, la durata della pratica, il livello degli sconti, tra gli altri fattori che determineranno la redditività.
I partner responsabili di questi clienti/problemi devono conoscere i margini che generano con i propri clienti al fine di formulare un buon preventivo per i loro servizi e tenerne traccia per tutta la durata del problema.
In un mercato globale caratterizzato da elevata incertezza, volatilità dei mercati azionari e scarse previsioni di crescita economica, gli studi legali affrontano sfide significative nel servire i propri clienti attuali e nel generare domanda per i loro servizi. I nostri clienti cercheranno consulenti legali affidabili, di alta qualità e convenienti.
La gestione delle imprese deve apportare cambiamenti radicali nell'uso delle tecnologie dell'informazione e molto importante è il miglior uso delle informazioni economiche interne per offrire a partner e collaboratori l'accesso a informazioni rilevanti sulla loro performance economica.
Non c'è dubbio che tu abbia uno strumento per Business Intelligence Fornirà informazioni di facile accesso e comprensione che consentono di prendere decisioni aziendali in modo tempestivo.
Articolo scritto da David Guerrero Martínez, direttore commerciale di Greenberg Traurig México.
Cruscotti progettati per l'uso esclusivo dell'articolo e sono stati realizzati con nomi e dati fittizi utilizzando l'applicazione di Business Intelligence, Power BI - Microsoft.
- Iridium Technology: software di Business Intelligence di livello mondiale per il settore dei servizi legali.
- Timekeeper (s): Timekeeper è definito come il Partner (capitalista o non capitalista), Of Counsel, associato e stagista che lavora su questioni di clienti/azienda e registra i tempi di lavoro effettivamente eseguiti nei sistemi transazionali dell'azienda.
- Tasso di realizzazione: è una metrica di spedizione che misura quanto viene fatturato il valore monetario del lavoro svolto dai cronometristi e quanto viene addebitato il lavoro effettivamente svolto.
- Svalutazioni: E' la rettifica in diminuzione delle ore effettivamente svolte e riportate nei sistemi transazionali dell'ufficio - nelle materie autorizzate alla segnalazione dal partner responsabile del cliente / materia. Questa rettifica viene effettuata prima della fatturazione per i servizi ai clienti.
