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新しい現実への変革の基盤としてのデータ管理

「法律サービス会社、企業の法務部門、および独立した弁護士は、この現象を免除されておらず、データ主導の弁護士になるための大きな課題となっています。」
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弁護士が直面するデータ管理の課題

今のように私たちはボリュームの生成を目撃したことがありません【1] このような印象的なデータの中で、これほど多くの民間企業や公共団体が、今日のようにテクノロジーの急速な変化や環境の急激で予期しない変化にさらされたことはかつてありませんでした。 法律サービス会社、企業の法務部門、および独立した弁護士は、この現象を免除されておらず、データ主導の弁護士になるための大きな課題となっています(データ主導の弁護士)。 「新しい石油」とも呼ばれるデータは、競争上の優位性、新しい富、雇用を生み出すための未開拓の大きな可能性を提供します。 ヘルスケアを改善する。 私たち全員をより安全に保ち、何らかの方法で人間の状態を改善します【2]。 これはデータの約束ですが、データは本当にこの約束を果たすことができますか? 現実には、データだけではその約束を果たすことはできません。 これにはやるべきことがたくさんあります。

何かが弁護士組合を特徴づけるならば、それは彼らが扱わなければならない文書の量です。 今日、法律事務所は、すでにデジタルで生成されている非常に多様なドキュメントの現実に直面しています。これらのドキュメントは、過去の物理的なドキュメントと組み合わせて使用​​する必要があるため、物理的なドキュメントを処理する従来の慣行は必然的に進化する必要があり、新しい課題が発生します。

  1. 消費者の期待の変化:法律サービスの多くの企業消費者は彼らの期待を変えています【3]、さまざまな法律事務所が協力して知識を共有できることを望んでいます。これは、データと情報を安全に共有できるようにする慣行とテクノロジーの使用を意味します。
  2. 内部プロセスの効率:最近の研究【4] 調査対象の法律事務所の60%が、内部プロセスを効率化する上で大きな課題に直面していることを示しています。 ドキュメント、画像、ビデオ、オーディオのいずれの形式であっても、証拠の場所と管理が重要になり、ドキュメントとコンテンツの分類キーを一貫して効果的に管理するという課題が伴います。
  3. 消費と労働習慣の変化:COVID19のパンデミックの結果として私たちが経験している状況は、新しいリモートワークスキームの採用を余儀なくされています。これは、情報を共有し、離れた場所で共同作業するためのより厳格なセキュリティ対策を意味します。

 

データ管理はこれらの課題にどのように立ち向かうのに役立ちますか?

データの現金化という言葉を聞くと、一般的にデータを販売したり、新しい事業を生み出したりすることで得られる経済的価値を思い浮かべますが、適切に使用することで具体的な価値を得ることができる行動は他にもたくさんあります。データの。 常に蓄積される大量のデータを活用したい場合、直面するいくつかの課題があります。 データは本当に会社の戦略的目標と一致していますか?弁護士が会社で尋ねられた質問に対する信頼できる回答を得る必要がある機会でデータは利用できますか?データは信頼できる情報を生成するために正しいですか?データが満たされましたか? データサイエンティストがデータマイニングに集中できないことへの不満を表明しているのを常に耳にします。彼らに話させる«、彼の時間の多くを費やさなければならなかったことに対して«クリーニング»データが正しくないため、期待に応えられません。 BARCが調査したヨーロッパの200社が報告した主な障害は、まさに適切なデータ品質の欠如です(ビジネスアプリケーション研究センター)【5]。 この調査は、データを現金化する主な方法のXNUMXつは、データを使用して内部プロセスをより効率的にすることであることを示しています。

生成されるデータの量と、その価値の約束をデータに提供できるようにすることの間のギャップをどのように埋めますか? 答えはにあります データ管理、正式に適用された一連の分野で、正確で信頼性が高く安全なデータを取得して、それを使用できるはずの人が利用できるようにします。 データ管理のすべての分野が意味することを理解するための参照は、 DMBoK (データ管理知識体系), データ管理の知識ガイド【6] その DAMA【7] (データ管理協会) 世界全体 データ管理の専門家、IT専門家、経営幹部、教育者、研究者の育成をサポートするために統合されました。 DAMAは、そのフレームワークで、 データガバナンス データ管理の他の知識分野に関連しています:データアーキテクチャ、データモデリングと設計、データストレージと運用、データセキュリティ、統合と相互運用性、ドキュメントとコンテンツ管理、マスターデータと参照データ、 データウェアハウス およびビジネスインテリジェンス、メタデータ管理、およびデータ品質。

データ管理を理解するのに役立つXNUMXつのアナロジーがあります。XNUMXつはのアナロジーです。 氷山 データ管理、その先端 氷山 データ使用の目に見える魅力的な部分を表します:高度な分析、データマイニング、機械学習、IOT(モノのインターネット)、データの視覚化、 ビッグデータ とデータサイエンス。 ただし、これはほとんどの企業がやりたいことであり、の一部で表される他の多くの基本的な機能が必要です。 氷山 それは水没しています:データアーキテクチャ、データモデリングと設計、データセキュリティ、データガバナンス、メタデータ管理、およびデータ品質管理。 これらの機能はすべて魅力的ではなく、通常はリフレクターが備えているものではありませんが、これらがないと、氷山の先端にある機能は、より長く、より高価になり、より多くの手直しが必要になります。

XNUMX番目の例えは、データ管理機能を建物の基盤と見なすものです。 それは建設の最も高価な段階のXNUMXつであることが判明しました。 それは私たちが建物について見ていないものです。 必要なリソースが基礎に充てられていない場合、または基礎のコストや品質が節約されている場合、強い地震で建物が倒壊するリスクがあります。 適切なデータ管理ベースを持たない組織でも同じことが起こる可能性があり、それがなくなることさえあります。

 

ドキュメントとコンテンツの管理

データ管理のさまざまな分野のどれが法務部門の企業に最も関連していると言えば、おそらく最も関連性があるのは ドキュメントとコンテンツの管理、密接に関連する規律 メタデータ管理, データ品質管理 Y·エル データガバナンス.

ドキュメントおよびコンテンツ管理の主なビジネス推進要因には、規制コンプライアンス、訴訟要求に対応する機能、および電子情報開示が含まれます。 優れた記録管理は、組織の効率化にも役立ちます。 場所 ウェブ 検索を容易にするオントロジーやその他の構造の効果的な管理の結果として生じる、よく整理された検索可能性は、顧客と従業員の満足度を向上させるのに役立ちます。

法律および規制により、組織は特定の種類の活動の記録を保持することが義務付けられています。 ほとんどの組織には、記録を保持するためのポリシー、標準、およびベストプラクティスもあります。 記録には紙の文書と ESI (電子的に保存された情報 -電子的に保存された情報)。 ビジネスの継続には、適切な記録管理が必要です。 また、訴訟が発生した場合に組織が対応できるようにします。

El 電子情報開示【8] 訴訟の証拠として役立つ可能性のある電子記録を見つけるプロセスです。 電子情報開示要求に応答する組織の能力は、電子メールなどのレコードをどのように処理したかによって異なります。 チャット、サイト ウェブ および電子ドキュメント、および生のアプリケーションデータとメタデータ。 技術 ビッグデータ これは、より効率的な電子情報開示、記録保持、および強力な情報ガバナンスのエンジンになりました。

ドキュメントおよびコンテンツ管理の基本的な側面は、確立された手順に従ってアクションと決定が行われた証拠として法的に保持する必要があるレコードの管理です。 適切な記録管理のために、原則に従うことが便利です GARP (一般的に受け入れられる記録保持の原則)【9]、 によって生成されます ARPA (レコードマネージャーと管理者の協会).

保存されているすべてのデータの最大80%がリレーショナルデータベースの外部に保持されていると推定されています。 この非構造化データには、ユーザーがそのコンテンツやその編成方法を理解できるデータモデルがありません。 行と列でラベル付けまたは構造化されていません。 非構造化データは、ワープロ文書、電子メール、ソーシャルメディア、 チャット、フラットファイル、スプレッドシート、XMLファイル、トランザクションメッセージ、レポート、チャート、デジタル画像、マイクロフィッシュ、ビデオレコーディング、およびオーディオレコーディング。 紙のファイルには、構造化されていないデータも大量に含まれています。 法律事務所での作業をスピードアップおよび最適化するには、物理​​的なドキュメントにデジタル化技術を使用し、これらのデジタル化やその他すべてのタイプの非構造化データをテキストで分析することが不可欠になります。 テキスト分析により、非構造化データをより簡単に分析できる構造化データに変換できます。 【10]

 

倫理的なデータ管理

「誰も見ていないときに正しいことをする」というのが、倫理的データ管理について話すときの基本的な前提です。 人々への影響、データの潜在的な誤用、およびデータの経済的価値というXNUMXつの重要な概念を考慮する必要があります。

ベルモントの原則に基づくXNUMXつの原則【11]、データの倫理的管理を管理します。

  • 人を尊重する:この原則は、個人としての尊厳と自律性を尊重する方法で人々を扱うという基本的な倫理的要件を反映しています。 また、人々が「自律性を低下させた」場合、彼らの尊厳と権利を保護するために特別な注意を払う必要があります。
  • チャリティー: この原則にはXNUMXつの要素があります。XNUMXつは害を与えないことです。 第二に、潜在的な利益を最大化し、潜在的な害を最小化します。
  • 正義: この原則は、人々の公正かつ公平な扱いを考慮しています。

 

実用的な推奨事項

適切なデータ管理は、すべての法律事務所の変革戦略の基礎と見なされるべきです。 各法律事務所のニーズ、規模、文化に対応するアプローチは常に存在する可能性があります。 それが法律分野の企業または専門家の問題であるかどうかにかかわらず、3つの実用的な推奨事項は、データ管理の主題を念頭に置くのに役立つ可能性があります。

  1. を確認してください リーダーのためのデータマニフェスト
  2. 参考として持っている DMBoK
  3. のオプションを探す テキスト分析

 

マリルロペス、 ラテンアメリカ向けDAMAインターナショナルの地域コーディネーター

 

【1] の統計 ビッグデータ クリスト・ペトロフ  https://techjury.net/blog/big-data-statistics/#gref

【2] 「データの約束」は、リーダーのためのデータマニフェストに含まれています https://dataleaders.org/ このサイトでは、スペイン語版を見つけることができます。

【3] トムソン・ロイターが実施した調査 ヨーロッパの法律事務所について。 それらはラテンアメリカで潜在的に適用可能な側面に対処します。

【4] https://www.therainmakerblog.com/2018/06/articles/law-firm-development/survey-identifies-top-5-challenges-facing-small-law-firms/

【5] BARCが実施した調査 2018年200月にXNUMXのヨーロッパ企業に。

【6] 2020年XNUMX月に DMBoK2のスペイン語版 ローカルDAMAチャプターからも入手可能

【7] 非営利、独立商標および技術協会 http://dama.org/

【8] https://www.edrm.net/

【9] https://www.arma.org/page/principles/

【10] https://tdan.com/unlocking-the-secrets-of-your-call-center/22860

【11] https://www.hhs.gov/ohrp/regulations-and-policy/belmont-report/index.html

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