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Gerenciamento de dados como base para a transformação para uma nova realidade

“Firmas de serviços jurídicos, departamentos jurídicos corporativos e advogados independentes não estão isentos desse fenômeno e têm como grande desafio se tornarem advogados orientados por dados”.
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Desafios de gerenciamento de dados que os advogados enfrentam

Nunca como agora vimos a geração de volumes[1] de dados tão impressionantes e nunca antes tantas empresas privadas e órgãos públicos foram tão expostos a mudanças rápidas na tecnologia e mudanças radicais e inesperadas no ambiente como estão hoje. Firmas de serviços jurídicos, departamentos jurídicos corporativos e advogados independentes não estão isentos desse fenômeno e têm como grande desafio se tornarem advogados orientados por dados (advogados orientados por dados) Os dados, também chamados de "novo petróleo", oferecem um enorme potencial inexplorado para criar vantagem competitiva, nova riqueza e empregos; melhorar os cuidados de saúde; manter-nos todos mais seguros e, de alguma forma, melhorar a condição humana[2]. Essa é a promessa dos dados, mas os dados são realmente capazes de cumprir essa promessa? A realidade é que os dados por si só não podem cumprir essa promessa. Há muito o que fazer para isso.

Se algo caracteriza o sindicato dos advogados, é a quantidade de documentos que eles devem manusear. Hoje, os escritórios de advocacia se deparam com a realidade da grande diversidade de documentos que já são gerados digitalmente, que devem ser utilizados em combinação com documentos físicos históricos, portanto, as práticas tradicionais de manuseio de documentação física devem necessariamente evoluir, o que impõe novos desafios:

  1. Mudando as expectativas do consumidor: Muitos consumidores corporativos de serviços jurídicos estão mudando suas expectativas[3], na esperança de que diferentes escritórios de advocacia possam trabalhar em colaboração, compartilhando conhecimentos, o que implica o uso de práticas e tecnologias que permitam o compartilhamento seguro de dados e informações.
  2. Eficiência em processos internos: Um estudo recente[4] mostra que 60% dos escritórios de advocacia pesquisados ​​enfrentam grandes desafios para tornar eficientes seus processos internos. A localização e gestão das evidências, seja em forma de documentos, imagens, vídeos ou áudios, tem se tornado crítica, acompanhada do desafio na gestão consistente e eficaz das chaves de classificação de documentos e conteúdos.
  3. Mudanças nos hábitos de consumo e trabalho: A situação que vivemos em decorrência da pandemia COVID19 nos obriga a adotar novos esquemas de trabalho remoto, o que implica medidas de segurança mais rígidas para compartilhar informações e trabalhar de forma colaborativa à distância.

 

Como o Data Management ajuda a enfrentar esses desafios?

Quando você ouve o termo monetização de dados, geralmente pensa no valor econômico que pode ser obtido com a venda de dados ou a geração de uma nova linha de negócios; no entanto, existem muitas outras linhas de ação pelas quais o valor tangível pode ser obtido com o uso adequado. dos dados. Existem vários desafios enfrentados quando você deseja explorar os volumes de dados que se acumulam o tempo todo. Os dados estão realmente alinhados com os objetivos estratégicos da empresa? Os dados estão disponíveis com a oportunidade de que os advogados precisam para obter respostas confiáveis ​​às perguntas que são feitas na empresa? Os dados estão corretos para produzir informações confiáveis? As expectativas do dados encontrados? Ouvimos continuamente cientistas de dados expressando sua frustração por não serem capazes de se concentrar na mineração de dados, em "faça-os falar«, Por ter que gastar muito do seu tempo«Limpeza»Dados incorretos, que não atendem às expectativas dos mesmos. É precisamente a falta de qualidade de dados adequada que é o principal obstáculo relatado por 200 empresas europeias pesquisadas pelo BARC (Business Application Research Center)[5]. Essa pesquisa indica que uma das principais formas de monetizar os dados é usá-los para tornar os processos internos mais eficientes.

Como você preenche a lacuna entre a quantidade de dados que está sendo gerada e a capacidade de fazer com que os dados cumpram sua promessa de valor? A resposta está no Gestão de dados, um conjunto de disciplinas que, formalmente aplicadas, permitem ter dados corretos, confiáveis ​​e seguros para disponibilizá-los a quem os deveria poder utilizar. Uma referência para entender o que todas as disciplinas de Gerenciamento de Dados implicam é o DMBoK (Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de dados), Guia de conhecimento para gerenciamento de dados[6] que DAMA[7] (Associação de gerenciamento de dados) Padrões integrou-se para apoiar o desenvolvimento de profissionais de gerenciamento de dados, profissionais de TI, executivos de negócios, educadores e pesquisadores. DAMA descreve em seu quadro de referência, como o Gestão de dados está relacionado com as outras áreas de conhecimento da Gestão de Dados: Arquitetura de Dados, Modelagem e Design de Dados, Armazenamento e Operações de Dados, Segurança de Dados, Integração e Interoperabilidade, Gestão de Documentos e Conteúdo, Dados Mestres e de Referência, Data warehousing e Business Intelligence, Metadata Management e Data Quality.

Existem duas analogias que ajudam a entender o gerenciamento de dados, uma é a analogia de Icebergue Gestão de dados, em que a ponta do Icebergue representa a parte visível e atrativa do uso de dados: análise avançada, mineração de dados, aprendizado de máquina, IOT (internet das coisas), visualização de dados, BIG DATA e ciência de dados. No entanto, isso, que é o que a maioria das empresas deseja fazer, requer muitas outras funções fundamentais que são representadas pela parte do Iceberg que está submerso: arquitetura de dados, modelagem e design de dados, segurança de dados, governança de dados, gerenciamento de metadados e gerenciamento de qualidade de dados. Todos esses recursos são desagradáveis, geralmente não são os mesmos que os refletores têm, mas sem eles os recursos na ponta do iceberg certamente levarão mais tempo, serão mais caros e exigirão mais retrabalho.

A segunda analogia é aquela que vê as funções de gerenciamento de dados como a base de um edifício. Acontece que é uma das etapas de construção mais caras; É o que não vemos do edifício; Se os recursos necessários não forem dedicados à fundação ou se o custo ou a qualidade da fundação forem poupados, há o risco de o prédio desabar em um forte terremoto. O mesmo pode acontecer com organizações que não possuem uma base de gerenciamento de dados adequada, podendo até desaparecer.

 

Gestão de Documentos e Conteúdo

Se quisermos dizer qual das várias disciplinas de Gerenciamento de Dados são mais relevantes para as empresas do setor jurídico, talvez a mais relevante seja a de Gestão de Documentos e Conteúdo, disciplina intimamente relacionada com Gestão de Metadados, Gestão de Qualidade de Dados e ele Gestão de dados.

Os principais motivadores de negócios para Gerenciamento de Documentos e Conteúdo incluem conformidade regulatória, capacidade de responder a solicitações de litígio e descoberta eletrônica. O bom gerenciamento de registros também pode ajudar as organizações a serem mais eficientes. Os lugares web Os recursos bem organizados e pesquisáveis ​​que resultam do gerenciamento eficaz de ontologias e outras estruturas que facilitam a pesquisa ajudam a melhorar a satisfação do cliente e do funcionário.

Leis e regulamentos exigem que as organizações mantenham registros de certos tipos de atividades. A maioria das organizações também possui políticas, padrões e práticas recomendadas para manutenção de registros. Os registros incluem documentos em papel e ESI (Informação Eletrônica Armazenada - Informações armazenadas eletronicamente). O bom gerenciamento de registros é necessário para a continuidade dos negócios. Também permite que uma organização responda em caso de litígio.

El Descoberta Eletrônica[8] é o processo de localização de registros eletrônicos que possam servir como prova em uma ação judicial. A capacidade de uma organização de responder a uma solicitação de descoberta eletrônica depende de como ela lidou com registros como e-mail, chats, sites web e documentos eletrônicos, bem como dados e metadados brutos do aplicativo. Tecnologia Big Data tornou-se um mecanismo para descoberta eletrônica mais eficiente, retenção de registros e forte governança de informações.

Um aspecto fundamental na Gestão de Documentos e Conteúdo é o controle dos registros que legalmente devem ser mantidos como evidência de que as ações e decisões foram tomadas de acordo com os procedimentos estabelecidos. Para o gerenciamento adequado de registros, é aconselhável seguir os princípios GARP (Princípios de manutenção de registros geralmente aceitáveis)[9], gerado por ARPA (Associação de gerentes e administradores de registros).

Estima-se que até 80% de todos os dados armazenados são mantidos fora dos bancos de dados relacionais. Esses dados não estruturados não possuem um modelo de dados que permita aos usuários entender seu conteúdo ou como está organizado; eles não são rotulados ou estruturados em linhas e colunas. Os dados não estruturados estão em vários formatos eletrônicos: documentos de processamento de texto, e-mails, mídia social, chats, arquivos simples, planilhas, arquivos XML, mensagens transacionais, relatórios, gráficos, imagens digitais, microfichas, gravações de vídeo e gravações de áudio. Também existe uma grande quantidade de dados não estruturados em arquivos de papel. O uso de técnicas de digitalização para documentos físicos e análise textual dessas digitalizações e todos os outros tipos de dados não estruturados torna-se essencial para agilizar e otimizar o trabalho em escritórios de advocacia. A análise textual nos permite converter dados não estruturados em dados estruturados que podem ser analisados ​​com mais facilidade. [10]

 

Gestão de Dados Éticos

"Fazer as coisas certas quando ninguém está olhando" é a premissa básica quando falamos sobre Gerenciamento Ético de Dados. Três conceitos essenciais devem ser considerados: o impacto nas pessoas, o uso indevido potencial dos dados e o valor econômico dos dados.

Três princípios, baseados nos princípios de Belmont[11], regem a Gestão Ética de Dados:

  • Respeito pelas pessoas: Este princípio reflete o requisito ético fundamental de que as pessoas sejam tratadas de uma forma que respeite sua dignidade e autonomia como indivíduos. Também requer que, onde as pessoas têm "autonomia diminuída", cuidado especial seja tomado para proteger sua dignidade e seus direitos.
  • Caridade: Este princípio tem dois elementos: primeiro, não causar dano; segundo, maximizar os benefícios potenciais e minimizar os danos potenciais.
  • Justiça: Este princípio considera o tratamento justo e equitativo das pessoas.

 

Recomendações Práticas

O gerenciamento adequado de dados deve ser visto como um pilar na estratégia de transformação de todos os escritórios de advocacia. Sempre pode haver uma abordagem que atenda às necessidades, tamanho e cultura de cada escritório de advocacia. Quer se trate de firmas ou profissionais da área jurídica, 3 recomendações práticas podem ajudá-los a ter em mente o tema Gestão de Dados:

  1. Verifica a Manifesto de dados para líderes
  2. Tenha como referência o DMBoK
  3. Explorar opções para Análise Textual

 

Marilú López, Coordenador Regional da DAMA International para a América Latina

 

[1] Estatísticas em Big Data por Christo Petrov  https://techjury.net/blog/big-data-statistics/#gref

[2] A "promessa de dados" está contida no Manifesto de dados para líderes https://dataleaders.org/ neste site você pode encontrar a versão em espanhol.

[3] Estudo realizado pela Thomson Reuters sobre escritórios de advocacia na Europa. Eles tratam de aspectos potencialmente aplicáveis ​​na América Latina.

[4] https://www.therainmakerblog.com/2018/06/articles/law-firm-development/survey-identifies-top-5-challenges-facing-small-law-firms/

[5] Estudo realizado pelo BARC em novembro de 2018 para 200 empresas europeias.

[6] Em julho de 2020, o Versão em espanhol do DMBoK2 também disponível através dos capítulos locais do DAMA

[7] Sem fins lucrativos, Independent Trademark and Technology Association http://dama.org/

[8] https://www.edrm.net/

[9] https://www.arma.org/page/principles/

[10] https://tdan.com/unlocking-the-secrets-of-your-call-center/22860

[11] https://www.hhs.gov/ohrp/regulations-and-policy/belmont-report/index.html

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