es Español

Управление данными как основа перехода к новой реальности

«Фирмы, оказывающие юридические услуги, корпоративные юридические отделы и независимые юристы, не исключены из этого явления, и перед ними стоит серьезная задача стать юристами, управляемыми данными».
Поделиться на Twitter
Поделиться на LinkedIn
Поделиться на Facebook
Поделиться по электронной почте

Проблемы управления данными, с которыми сталкиваются юристы

Никогда, как сейчас, мы не были свидетелями генерации томов[1] таких впечатляющих данных, и никогда раньше такое количество частных компаний и государственных органов не подвергалось такому воздействию быстрых технологических изменений и радикальных и неожиданных изменений в окружающей среде, как сегодня. Фирмы, оказывающие юридические услуги, корпоративные юридические отделы и независимые юристы не исключены из этого явления, и перед ними стоит серьезная задача стать юристами, управляемыми данными (юристы, работающие на основе данных). Также называемые данными о «новой нефти», они предлагают огромный неиспользованный потенциал для создания конкурентных преимуществ, нового богатства и рабочих мест; улучшить медицинское обслуживание; сделать нас в большей безопасности и, в некотором роде, улучшить условия жизни людей[2]. Это обещание данных, но действительно ли данные способны выполнить это обещание? Реальность такова, что одни данные не могут выполнить это обещание. Для этого нужно многое сделать.

Если что-то характеризует союз юристов, так это количество документов, которые им приходится обрабатывать. Сегодня юридические фирмы сталкиваются с реальностью огромного разнообразия документов, которые уже создаются в цифровом виде, которые должны использоваться в сочетании с историческими физическими документами, поэтому традиционные методы работы с физическими документами должны обязательно развиваться, что создает новые проблемы:

  1. Изменение ожиданий потребителей: Многие корпоративные потребители юридических услуг меняют свои ожидания[3]в надежде, что разные юридические фирмы смогут работать в сотрудничестве, обмениваясь знаниями, что подразумевает использование практик и технологий, позволяющих безопасно обмениваться данными и информацией.
  2. Эффективность внутренних процессов: Недавнее исследование[4] показывает, что 60% опрошенных юридических фирм сталкиваются с серьезными проблемами при повышении эффективности своих внутренних процессов. Расположение и управление доказательствами, будь то документы, изображения, видео или аудио, стали критически важными, что сопровождалось проблемой последовательного и эффективного управления ключами классификации документов и контента.
  3. Изменения в потреблении и привычках работы: Ситуация, в которой мы оказались в результате пандемии COVID19, вынуждает нас принимать новые схемы удаленной работы, что подразумевает более строгие меры безопасности для обмена информацией и совместной работы на расстоянии.

 

Как управление данными помогает справиться с этими проблемами?

Когда вы слышите термин «монетизация данных», вы обычно думаете об экономической ценности, которую можно получить, продавая данные или создавая новое направление бизнеса, однако есть много других направлений действий, с помощью которых можно получить материальную ценность от правильного использования. данных. Есть несколько проблем, с которыми вы сталкиваетесь, когда хотите использовать постоянно накапливающиеся объемы данных. Действительно ли данные соответствуют стратегическим целям фирмы? Доступны ли данные, позволяющие юристам получить надежные ответы на вопросы, которые задаются в фирме? Верны ли данные для получения достоверной информации? данные встретились? Мы постоянно слышим, как специалисты по обработке данных выражают разочарование по поводу того, что не могут сосредоточиться на интеллектуальном анализе данных, в "заставить их говорить«, За то, что ему приходилось проводить много времени«очищающий»Неверные данные, не соответствующие их ожиданиям. Именно отсутствие надлежащего качества данных является основным препятствием, о котором сообщили 200 европейских компаний, опрошенных BARC (Центр исследования бизнес-приложений)[5]. Этот опрос показывает, что одним из основных способов монетизации данных является их использование для повышения эффективности внутренних процессов.

Как преодолеть разрыв между объемом генерируемых данных и возможностью обеспечить соответствие данных обещанной ценности? Ответ в Управление данными, набор правил, которые при формальном применении позволяют иметь правильные, надежные и безопасные данные, чтобы сделать их доступными для тех, кто должен иметь возможность их использовать. Ссылка для понимания того, что подразумевают все дисциплины управления данными, - это DMBoK (Свод знаний по управлению данными), Руководство по управлению данными[6] что DAMA[7] (Ассоциация управления данными) Международная интегрирована для поддержки развития профессионалов в области управления данными, ИТ-специалистов, руководителей предприятий, преподавателей и исследователей. DAMA описывает в своей системе координат, как Управление данными относится к другим областям знаний в области управления данными: архитектура данных, моделирование и проектирование данных, хранение данных и операции, безопасность данных, интеграция и взаимодействие, управление документами и контентом, основные и справочные данные, Хранилище данных и бизнес-аналитика, управление метаданными и качество данных.

Есть две аналогии, которые помогают понять управление данными, одна - аналогия с айсберг Управление данными, в котором кончик айсберг представляет видимую и привлекательную часть использования данных: расширенная аналитика, интеллектуальный анализ данных, машинное обучение, IOT (Интернет вещей), визуализация данных, Больших Данных и наука о данных. Однако это то, что хочет сделать большинство компаний, требует многих других фундаментальных функций, которые представлены частью айсберг это погружено: архитектура данных, моделирование и проектирование данных, безопасность данных, управление данными, управление метаданными и управление качеством данных. Все эти функции непривлекательны, они обычно не те, что есть у отражателей, но без них функции на вершине айсберга, безусловно, потребуют больше времени, будут дороже и потребуют дополнительной доработки.

Вторая аналогия заключается в том, что функции управления данными рассматриваются как фундамент здания. Оказывается, это один из самых дорогих этапов строительства; Это то, чего мы не видим в здании; Если необходимые ресурсы не выделены на фундамент, или если стоимость или качество фундамента сохранены, существует риск того, что здание рухнет в результате сильного землетрясения. То же самое может случиться с организациями, у которых нет адекватной базы управления данными, и она может даже исчезнуть.

 

Управление документами и контентом

Если мы хотим сказать, какая из различных дисциплин управления данными наиболее актуальна для фирм в юридическом секторе, возможно, наиболее актуальной является Управление документами и контентом, дисциплина, тесно связанная с Управление метаданными, Управление качеством данных и Управление данными.

Основные бизнес-стимулы для управления документами и контентом включают соответствие нормативным требованиям, способность отвечать на судебные запросы и электронное обнаружение. Хорошее управление записями также может помочь организациям быть более эффективными. Места Web Хорошо организованные и доступные для поиска возможности, возникающие в результате эффективного управления онтологиями и другими структурами, облегчающими поиск, помогают повысить удовлетворенность клиентов и сотрудников.

Законы и нормативные акты требуют, чтобы организации вели учет определенных видов деятельности. У большинства организаций также есть политики, стандарты и передовые методы ведения документации. Записи включают как бумажные документы, так и ESI (Электронная хранимая информация - Информация, хранящаяся в электронном виде). Хорошее управление записями необходимо для непрерывности бизнеса. Это также позволяет организации реагировать в случае судебного разбирательства.

El Электронное открытие[8] это процесс поиска электронных записей, которые могут служить доказательством в судебном иске. Способность организации ответить на запрос электронного обнаружения зависит от того, как она обрабатывала такие записи, как электронная почта, коты, места Web и электронные документы, а также необработанные данные приложений и метаданные. Технология Большие данные он стал двигателем для более эффективного электронного обнаружения, хранения записей и эффективного управления информацией.

Фундаментальным аспектом управления документами и контентом является контроль записей, которые по закону должны храниться как свидетельства того, что действия и решения были приняты в соответствии с установленными процедурами. Для правильного управления записями рекомендуется следовать принципам GARP (Общепринятые принципы ведения документации)[9], создан ARPA (Ассоциация менеджеров и администраторов документации).

По оценкам, до 80% всех хранимых данных хранится вне реляционных баз данных. Эти неструктурированные данные не имеют модели данных, которая позволяет пользователям понимать их содержание или то, как они организованы; они не помечены и не структурированы по строкам и столбцам. Неструктурированные данные представлены в различных электронных форматах: текстовые документы, электронные письма, социальные сети, коты, плоские файлы, электронные таблицы, файлы XML, транзакционные сообщения, отчеты, диаграммы, цифровые изображения, микрофиши, видеозаписи и аудиозаписи. Также в бумажных файлах содержится огромное количество неструктурированных данных. Использование методов оцифровки физических документов и текстового анализа этих оцифровок и всех других типов неструктурированных данных становится важным для ускорения и оптимизации работы в юридических фирмах. Текстовый анализ позволяет нам преобразовывать неструктурированные данные в структурированные данные, которые легче анализировать. [10]

 

Управление этическими данными

«Делать все правильно, когда никто не смотрит» - это основная предпосылка, когда мы говорим об управлении этическими данными. Необходимо учитывать три основных концепции: влияние на людей, возможное неправильное использование данных и экономическая ценность данных.

Три принципа, основанные на принципах Бельмона[11], регулируют этическое управление данными:

  • Уважение к людям: Этот принцип отражает фундаментальное этическое требование о том, чтобы с людьми обращались с уважением к их достоинству и автономии как личности. Это также требует, чтобы там, где у людей «ограничена автономия», особое внимание уделялось защите их достоинства и прав.
  • Благотворительность: Этот принцип состоит из двух элементов: во-первых, не навреди; во-вторых, максимизировать потенциальную пользу и минимизировать потенциальный вред.
  • справедливость: Этот принцип рассматривает справедливое и равноправное обращение с людьми.

 

Практические рекомендации

Адекватное управление данными следует рассматривать как краеугольный камень стратегии трансформации всех юридических фирм. Всегда может быть подход, отвечающий потребностям, размеру и культуре каждой юридической фирмы. Независимо от того, идет ли речь о фирмах или о профессионалах в юридической сфере, 3 практических рекомендации могут помочь им помнить о предмете управления данными:

  1. Проверить Манифест данных для лидеров
  2. В качестве ссылки DMBoK
  3. Изучите варианты для Текстовый анализ

 

Марилу Лопес, Региональный координатор DAMA International в Латинской Америке

 

[1] Статистика по Большие данные Христо Петров  https://techjury.net/blog/big-data-statistics/#gref

[2] «Обещание данных» содержится в Манифесте данных для лидеров. https://dataleaders.org/ на этом сайте вы можете найти испанскую версию.

[3] Исследование, проведенное Thomson Reuters о юридических фирмах в Европе. Они касаются потенциально применимых аспектов в Латинской Америке.

[4] https://www.therainmakerblog.com/2018/06/articles/law-firm-development/survey-identifies-top-5-challenges-facing-small-law-firms/

[5] Исследование, проведенное BARC в ноябре 2018 года в 200 европейских компаний.

[6] В июле 2020 г. Испанская версия DMBoK2 также доступно через местные отделения DAMA

[7] Некоммерческая независимая ассоциация по товарным знакам и технологиям http://dama.org/

[8] https://www.edrm.net/

[9] https://www.arma.org/page/principles/

[10] https://tdan.com/unlocking-the-secrets-of-your-call-center/22860

[11] https://www.hhs.gov/ohrp/regulations-and-policy/belmont-report/index.html

Если статья была вам интересна,

Мы приглашаем вас поделиться им в социальных сетях.

Управление данными как основа перехода к новой реальности
Поделиться на Twitter
Twitter
Поделиться на LinkedIn
LinkedIn
Поделиться на Facebook
Facebook
Поделиться по электронной почте
Эл. адрес

Оставить комментарий

Этот сайт использует Akismet для уменьшения количества спама. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.

Контакты

Заполните форму, и кто-нибудь из нашей команды свяжется с вами в ближайшее время.