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数据管理是向新现实转型的基础

“法律服务公司,公司法务部门和独立律师不能幸免于这种现象,因此,成为数据驱动型律师面临着巨大挑战。”
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律师面临的数据管理挑战

从未像现在这样见证过交易量的增长[1] 如此令人印象深刻的数据,再没有像今天这样的私有公司和公共机构遭受如此迅速的技术变化以及环境的根本性变化和意料之外的变化的影响。 法律服务公司,公司法律部门和独立律师不能免于这种现象,要成为以数据为主导的律师,这是一个巨大的挑战(数据驱动律师)。 也被称为“新石油”数据,它具有创造竞争优势,创造新财富和创造就业机会的巨大潜力。 改善卫生保健; 使我们所有人更加安全,并在某种程度上改善人类状况[2]。 这是数据的承诺,但是数据真的能够兑现这一承诺吗? 现实情况是,仅凭数据无法兑现这一承诺。 有很多事情要做。

如果某种特征是律师工会的特征,那就是他们必须处理的文件数量。 如今,律师事务所面临着已经数字化生成的大量文档的现实,这些文档必须与历史实物文档结合使用,因此必须有必要发展处理实物文档的传统做法,这带来了新的挑战:

  1. 不断变化的消费者期望:许多法律服务的企业消费者正在改变他们的期望[3],希望不同的律师事务所可以合作,共享知识,这意味着使用可以安全共享数据和信息的实践和技术。
  2. 内部流程的效率:最近的一项研究[4] 表明60%的受调查律师事务所在提高内部流程效率方面面临巨大挑战。 无论是以文档,图像,视频还是音频的形式,证据的位置和管理都变得至关重要,伴随着对文档和内容分类密钥的一致和有效管理的挑战。
  3. 消费和工作习惯的变化:由于COVID19大流行而导致的情况使我们不得不采用新的远程工作方案,这意味着需要更严格的安全措施来共享信息和远距离协作。

 

数据管理如何帮助应对这些挑战?

当您听到“数据货币化”一词时,通常会想到可以通过出售数据或产生新的业务来获得经济价值,但是,还有许多其他措施可以通过适当使用来获得有形价值。的数据。 当您想利用一直累积的数据量时,您将面临几个挑战。 数据是否真的与公司的战略目标相一致?能否利用律师需要获得对公司所提出问题的可靠答案的机会来获取数据?数据是否正确以产生可靠的信息?对律师的期望是否正确?数据符合? 我们不断听到数据科学家对无法专注于数据挖掘表示沮丧,让他们说话«,因为必须花费大量时间«林皮安多»数据错误,不符合他们的期望。 正是由于缺乏足够的数据质量,这才成为BARC调查的200家欧洲公司报告的主要障碍(商业应用研究中心)[5]。 这项调查表明,通过数据货币化的主要方法之一是通过使用它来提高内部流程的效率。

您如何弥合生成的数据量与能够根据其价值承诺交付数据之间的差距? 答案在 数据管理,这是一组正式应用的学科,可以使它们拥有正确,可靠和安全的数据,以供那些应该使用它的人使用。 理解数据管理所有学科意味着什么的参考是 DMBoK (数据管理知识体系), 数据管理知识指南[6]达马[7] (数据管理协会) 国际视野 已集成以支持数据管理专业人员,IT专业人员,业务主管,教育工作者和研究人员的发展。 DAMA在其框架中描述了如何 数据治理 与数据管理的其他知识领域有关:数据体系结构,数据建模和设计,数据存储和操作,数据安全性,集成和互操作性,文档和内容管理,主数据和参考数据, 数据仓库 以及商业智能,元数据管理和数据质量。

有两种类比可以帮助您理解数据管理,一种是 冰山 数据管理,其中 冰山 代表数据使用的可见和吸引人的部分:高级分析,数据挖掘,机器学习,IOT(物联网),数据可视化, 大数据 和数据科学。 但是,这是大多数公司想要做的事情,它需要许多其他基本功能,这些功能由 冰山 被淹没的是:数据体系结构,数据建模和设计,数据安全性,数据治理,元数据管理和数据质量管理。 所有这些功能都没有吸引力,它们通常不是反射器所具有的功能,但是如果没有它们,冰山一角的功能肯定会花费更长的时间,更昂贵并且需要更多的返工。

第二个类比是将数据管理功能视为建筑物的基础。 事实证明,这是最昂贵的建设阶段之一。 这是我们看不到的建筑物。 如果没有将必要的资源专用于基金会,或者如果基金会的成本或质量不计较,则存在建筑物在强烈地震中倒塌的风险。 没有足够的数据管理基础的组织也可能发生这种情况,甚至可能消失。

 

文件和内容管理

如果我们要说数据管理的各个学科中哪一个与法律领域的公司最相关,那么也许最相关的是 文件和内容管理,与以下学科密切相关的学科 元数据管理, 数据质量管理数据治理.

文档和内容管理的主要业务推动力包括法规遵从性,响应诉讼请求的能力以及电子发现。 良好的记录管理还可以帮助组织提高效率。 地方 卷筒纸 井井有条,可搜索,这是对本体和其他结构的有效管理(这些结构可促进搜索)有助于提高客户和员工的满意度。

法律法规要求组织保留某些类型的活动的记录。 大多数组织还具有记录保存的政策,标准和最佳实践。 记录包括纸质文件和 ESI (电子存储信息 -以电子方式存储的信息)。 良好的记录管理对于业务连续性是必需的。 它还允许组织在发生诉讼时做出响应。

El 电子发现[8] 是寻找可以作为法律诉讼证据的电子记录的过程。 组织响应电子发现请求的能力取决于其处理电子邮件, ,网站 卷筒纸 电子文档,以及原始应用程序数据和元数据。 技术 大数据 它已成为实现更高效的电子发现,记录保留和强大的信息治理的引擎。

文档和内容管理中的一个基本方面是对记录的控制,这些记录必须合法保存,以证明已按照既定程序采取了行动和决定。 为了进行适当的记录管理,遵循这些原则很方便 GARP (普遍接受的记录保存原则)[9],由 ARPA (记录管理者和管理员协会).

据估计,所有存储的数据中有多达80%保留在关系数据库之外。 这种非结构化数据没有允许用户了解其内容或如何组织的数据模型; 它们没有按行和列标记或结构化。 非结构化数据采用多种电子格式:文字处理文档,电子邮件,社交媒体, ,平面文件,电子表格,XML文件,交易消息,报告,图表,数字图像,缩微胶片,视频记录和音频记录。 纸质文件中还有大量的非结构化数据。 将数字化技术用于物理文档以及这些扫描和所有其他类型的非结构化数据的文本分析对于加快和优化律师事务所的工作至关重要。 文本分析使我们能够将非结构化数据转换为更易于分析的结构化数据。 [10]

 

道德数据管理

当我们谈论道德数据管理时,“没有人看的时候就做正确的事”是基本前提。 必须考虑三个基本概念:对人的影响,数据的潜在滥用和数据的经济价值。

基于贝尔蒙特原则的三项原则[11],规范数据的道德管理:

  • 尊重人:此原则反映了基本的道德要求,即以尊重个人尊严和自治的方式对待人们。 它还要求在人们的“自治程度降低”的地方,应特别注意保护其尊严和权利。
  • 慈善机构: 这个原则有两个要素:第一,不要伤害;第二,不要伤害。 第二,最大程度地提高潜在利益,最大程度地减少潜在危害。
  • 公正: 该原则考虑到对人民的公平和公正待遇。

 

实用建议

充分的数据管理应被视为所有律师事务所转型战略的基石。 总会有一种方法可以响应每个律师事务所的需求,规模和文化。 无论是法律领域的公司还是专业人士的问题,以下3条实用建议都可以帮助他们牢记数据管理的主题:

  1. 检查 领导者数据宣言
  2. 作为参考 DMBoK
  3. 探索以下选项 文字分析

 

MarilúLópez, DAMA国际拉美地区协调员

 

[1] 统计 大数据 克里斯托·彼得罗夫(Christo Petrov)  https://techjury.net/blog/big-data-statistics/#gref

[2] “数据承诺”包含在领导人数据宣言中 https://dataleaders.org/ 在此站点上,您可以找到西班牙语版本。

[3] 汤森路透进行的研究 在欧洲的律师事务所。 它们解决了拉丁美洲潜在的适用方面。

[4] https://www.therainmakerblog.com/2018/06/articles/law-firm-development/survey-identifies-top-5-challenges-facing-small-law-firms/

[5] BARC进行的研究 于2018年200月扩大到XNUMX家欧洲公司

[6] 2020年XNUMX月 DMBoK2的西班牙语版本 也可以通过本地DAMA章节获得

[7] 非营利组织,独立商标和技术协会 http://dama.org/

[8] https://www.edrm.net/

[9] https://www.arma.org/page/principles/

[10] https://tdan.com/unlocking-the-secrets-of-your-call-center/22860

[11] https://www.hhs.gov/ohrp/regulations-and-policy/belmont-report/index.html

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