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Tendencias 2020 en la Gestión del Conocimiento de los Grandes Despachos

"Claramente estamos viviendo un nuevo florecer de la Gestión del Conocimiento y el futuro solamente va a ir a mejor."
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Durante la década de los años 90 del siglo pasado se sentaron las bases de la digitalización del Sector Legal. Pese a lo que hoy podríamos entender no fueron los sistemas de Gestión Documental ni de Gestión de Expedientes (DMS y PMS por sus siglas en inglés), sino que los mayores esfuerzos vinieron dados en la Gestión del Conocimiento (KMS). Realmente los Despachos trataban de reutilizar el conocimiento que tenían dentro de sus Firmas de tal manera que se produjera un aumento de la eficiencia global de la empresa en un tiempo en el que se estaba abandonando la facturación por horas y pasado a costes fijos por asunto o expediente. Tanto es así que en la literatura académica de finales de la década encontramos muchos papers definiendo los puntos básicos sobre los cuales construir una Gestión del Conocimiento: taxonomías, keywords y/o texto libre, anonimización, aportación y publicación de documentos.

Así pues, a principios de los años 2000 se advirtió la proliferación de “bases de datos de conocimiento” en la que las Firmas condensaban sus modelos y mejores prácticas a las que dotaban de múltiples taxonomías clasificando sus contenidos. Todos estos proyectos eran faraónicos desde el punto de vista de los costes y de los tiempos de implantación.

Entonces llegó la crisis, y los presupuestos se recortaron. En ese momento, los gestores documentales ya estaban ampliamente implantados, la seguridad aplicada en los Asuntos era laxa para fomentar la colaboración y las posibilidades que ofrecían los buscadores habían crecido enormemente; ahora se podía fácilmente localizar el último “contrato” escrito por “abogado de referencia” en una materia en particular. La tecnología había facilitado el acceso a todos y cada uno de los abogados a los ya enormes repositorios de documentación legal en tiempo real y sin instalaciones previas.

Sin embargo, en los últimos años se ha detectado modificaciones en la tendencia de dicha gestión. Los cambios en las políticas de Protección de Datos han hecho que nada sea igual. Los modelos de seguridad abiertos ya no valen puesto que los Despachos firman con sus clientes cláusulas de need to know security que impiden que abogados que no participen en un Asunto puedan buscar en la documentación de dicho Asunto o Cliente.

Por otro lado, el último lustro ha cambiado el ecosistema. Hace unos pocos años se popularizó el termino LegalTech en el que no solamente se agrupan los grandes jugadores del sector presentes desde hacía años, sino que aparecen miles de start-ups de diferentes tamaños y capitalizaciones que aportan desde pequeñas aplicaciones web hasta grandes sistemas globales de Big Data, Inteligencia Artificial, Smart-Contracts, Document Assembly, entre otros, abriendo un nuevo mundo de oportunidades.

Esto ha llevado a los sistemas clásicos de Gestión del Conocimiento definidos a finales de los 90 a un nuevo resurgir. Por un lado, la búsqueda de la eficiencia económica dentro de los Grandes Despachos está más presente que nunca, por otro la seguridad ha cerrado los accesos clásicos al conocimiento interno (no vamos a discutir los grandísimos avances que se han dado en los proveedores de contenido legal que son indudables) y finalmente la tecnología ha permitido la automatización de muchísimos procesos que antes solo eran posibles de manera manual.

En Lexsoft Systems llevamos trabajando en Gestores de Conocimiento desde nuestra fundación en el año 2005. A su vez pudimos capitalizar la experiencia personal de muchos de los creadores esos sistemas de Knowledge Management System (KMS) primigenios del cambio de siglo (fundamentalmente de los realizados en Reino Unido) creando nuestro propio sistema de KMS —T3— que hoy está presente en muchos de los grandes Despachos mundiales entre ellos varios del Legal Top 10 Global.

Como era de esperar todo esto ha propiciado que se vuelva a pensar en activar la colaboración entre los abogados. En un escenario que no puede simplemente limitarse a las búsquedas, hay que solicitar al profesional que aporte, que proponga sus mejores trabajos, ya sean documentos o asuntos completos con el fin de crear experiencias. Ahora bien, en muchos casos vamos a utilizar procesos automáticos que no requieren de la proactividad del abogado (que sigue y seguirá siendo el eslabón más débil de la cadena). A su vez, y para darles garantías a unos y otros, vamos a utilizar soluciones con inteligencia artificial en vez de recursos humanos para anonimizar dichos documentos: reemplazar los nombres de los clientes, las compañías, las direcciones físicas y de email, los logos, por otros nombres que permitan la fácil legibilidad.

Pero lo que nos están solicitando a Lexsoft Systems los grandes despachos mundiales ya no se queda en el uso de las herramientas internas. Ahora quieren que sus profesionales de gestión del conocimiento puedan consumir todas las posibilidades que les ofrecen las LegalTech, grandes o pequeñas. Se trata de acrecentar, expandir, obtener nuevos datos, que están siendo ofertados principalmente vía servicios web. Por poner unos ejemplos, de las cosas más comunes que nos encontramos se encuentran la extracción de Key Point Indicators (reseñas clave dentro de un documento) o directamente la localización de clausulas completas dentro de un contrato para crear un banco de cláusulas u obtener las cláusulas maestras (ensamblado de documentos, predicción, comparación contra contratos en curso…), o la supervisión de determinada ley (de un determinado país) durante un tiempo, por si se efectúan modificaciones o aclaraciones.

De esta manera hemos dotado a T3, la solución de KMS de Lexsoft Systems, con la posibilidad de integrarse de manera asíncrona (durante largos periodos de tiempo) con los diferentes servicios web de las empresas LegalTech para que los profesionales de la gestión del conocimiento no se tengan que preocupar de procesos repetitivos que ocupan gran cantidad de su tiempo y se puedan centrar en dar servicios de gran valor añadido, como siempre han hecho. Muchas de estas integraciones están ya realizadas con las grandes empresas del sector, y para el resto Lexsoft Systems ha creado protocolos de colaboración muy simples basados en REST API que permiten su cómoda integración.

Sin duda alguna, desde Lexsoft Systems creemos que queda muchísimo por hacer en el mundo de la inteligencia artificial o el machine learning; por ejemplo, hoy todavía no somos capaces de leer un texto y categorizarlo, pero creemos que las LegalTech van a ir mejorando cada vez más y que nosotros, desde el área de gestión del conocimiento, tenemos que capitalizar esos avances, integrarlos dentro de nuestro modelo de datos y ser capaces de realizar búsquedas y filtros utilizando dicha información obtenida gracias a procesos externos. Claramente estamos viviendo un nuevo florecer de la Gestión del Conocimiento y el futuro solamente va a ir a mejor.

Carlos García Egocheaga, Managing Director Lexsoft Systems

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