Retos en el Manejo de Datos que enfrentan los Abogados
Nunca como ahora habíamos sido testigos de la generación de volúmenes[1] de datos tan impresionantes y nunca tantas empresas privadas y organismos públicos habían estado tan expuestos a cambios vertiginosos en la tecnología y cambios radicales e inesperados en el medio ambiente como lo están siendo hoy. Las firmas de servicios legales, los departamentos legales en las empresas y los abogados independientes no están exentos de este fenómeno y tienen como un gran reto el convertirse en abogados basados en datos (data driven lawyers). Los datos, llamados también como el «nuevo petróleo» ofrecen un enorme potencial sin explotar para crear una ventaja competitiva, nuevas riquezas y puestos de trabajo; mejorar la atención de la salud; mantenernos a todos más seguros y, de alguna manera, mejorar la condición humana[2]. Esta es la promesa de datos, pero ¿los datos son realmente capaces de cumplir con esta promesa? La realidad es que los datos, por sí solos, no pueden cumplir esa promesa. Hay mucho por hacer para ello.
Si algo caracteriza al gremio de los abogados es la cantidad de documentos que tienen que manejar. Hoy día, los despachos de abogados se enfrentan a la realidad de la gran diversidad de documentos que están siendo ya generados digitalmente, que tienen que ser utilizados en combinación con documentos físicos históricos, por lo que las prácticas tradicionales de manejo de documentación física deben necesariamente evolucionar, lo que supone nuevos retos:
- Cambio de Expectativas del Consumidor: Muchos consumidores corporativos de servicios legales están cambiando sus expectativas[3], esperando que distintos despachos legales puedan trabajar en colaboración, compartiendo conocimiento, lo cual supone el uso de prácticas y tecnologías que permitan compartir datos e información de forma segura.
- Eficiencia en Procesos Internos: Un estudio reciente[4] muestra que el 60% de las firmas de abogados encuestadas enfrenta grandes retos para hacer que sus procesos internos sean eficientes. La ubicación y manejo de evidencias ya sea en forma de documentos, imágenes, videos o audios se ha vuelto crítico, acompañado por el desafío en el manejo consistente y efectivo de claves de clasificación de documentos y contenido.
- Cambios de Hábitos de Consumo y de Trabajo: La situación que estamos viviendo como consecuencia de la pandemia por COVID19 está obligando a adoptar nuevos esquemas de trabajo a distancia, lo que implica medidas de seguridad más estrictas para compartir información y trabajar en forma colaborativa a distancia.
¿Cómo ayuda la Gestión de Datos a enfrentar estos Retos?
Cuando se escucha el término monetización de datos, generalmente se piensa en el valor económico que se puede obtener vendiendo datos o generando una nueva línea de negocio, sin embargo, hay muchas otras líneas de acción por las cuales se puede obtener valor tangible del uso adecuado de los datos. Hay varios desafíos que se enfrentan cuando se desea explotar los volúmenes de datos que se acumulan todo el tiempo. ¿Están realmente alineados los datos con los objetivos estratégicos de la firma?, ¿están disponibles los datos con la oportunidad que necesitan los abogados para obtener respuestas confiables a las preguntas que se hacen en la firma?, ¿son los datos correctos para producir información confiable?, ¿se cumplen las expectativas que se tienen de los datos? Continuamente escuchamos a los científicos de datos externar su frustración por no poder centrarse en la explotación de datos, en «hacerles hablar«, por tener que pasar gran parte de su tiempo «limpiando» datos no correctos, que no satisfacen las expectativas que se tienen de los mismos. Es precisamente la falta de una calidad de datos adecuada el principal obstáculo que han informado 200 empresas europeas encuestadas por BARC (Business Application Research Center)[5]. Esta encuesta refiere que una de las principales formas de monetizar los datos es utilizándolos para hacer los procesos internos más eficientes.
¿Cómo cerrar la brecha entre la cantidad de datos que se generan y ser capaces de hacer que los datos cumplan su promesa de valor? La respuesta está en la Gestión de Datos, un conjunto de disciplinas que, aplicadas formalmente, permiten tener datos correctos, confiables y seguros para ponerlos a disposición de aquellos que deben poder usarlos. Una referencia para entender lo que implican todas las disciplinas de Gestión de Datos es el DMBoK (Data Management Body of Knowledge), Guía de Conocimiento para la Gestión de Datos[6] que DAMA[7] (Data Management Association) International ha integrado para apoyar el desarrollo de profesionales de Gestión de Datos, profesionales de TI, ejecutivos de negocios, educadores e investigadores. DAMA describe en su marco de referencia, cómo el Gobierno de Datos se relaciona con las otras áreas de conocimiento de la Gestión de Datos: Arquitectura de Datos, Modelado y Diseño de Datos, Almacenamiento de Datos y Operaciones, Seguridad de Datos, Integración e Interoperabilidad, Gestión de Documentos y Contenidos, Datos Maestros y de Referencia, Data Warehousing e Inteligencia de Negocio, Gestión de Metadatos y Calidad de Datos.
Hay dos analogías que ayudan a entender la Gestión de Datos, una es la analogía del Iceberg de Gestión de Datos, en la que la punta del Iceberg representa la parte visible y atractiva del uso de datos: análisis avanzado, minería de datos, aprendizaje automático, IOT (internet de las cosas), visualización de datos, BIG DATA y ciencia de datos. Sin embargo, esto, que es lo que la mayoría de las empresas quieren hacer, requiere muchas otras funciones fundamentales que están representadas por la parte del iceberg que está sumergida: arquitectura de datos, modelado y diseño de datos, seguridad de datos, gobierno de datos, gestión de metadatos y gestión de la calidad de los datos. Todas estas funciones son poco atractivas, no suelen ser las que tienen los reflectores, pero sin ellas las funciones de la punta del iceberg seguramente tomarán más tiempo, serán más caras y requerirán más retrabajo.
La segunda analogía es la que ve las funciones de Gestión de Datos como la base de un edificio. Resulta ser de las etapas más caras de la construcción; es lo que no vemos del edificio; si no se dedican los recursos necesarios para la cimentación o si se escatima en costo o calidad de ésta, existe el riesgo de que el edificio se derrumbe ante un fuerte sismo. Lo mismo puede suceder con las organizaciones que no tienen una base de Gestión de Datos adecuada, pudiendo incluso llegar a desaparecer.
Gestión de Documentos y Contenido
Si hemos de decir cuáles de las diversas disciplinas de la Gestión de Datos son más relevantes para las firmas en el sector legal, quizás la más relevante resulte la de Gestión de Documentos y Contenido, disciplina en estrecha relación con la Gestión de Metadatos, Gestión de Calidad de Datos y el Gobierno de Datos.
Los principales motivadores de negocio para la Gestión de Documentos y Contenidos incluyen el cumplimiento normativo, la capacidad de responder a las solicitudes de litigios y el descubrimiento electrónico. Una buena gestión de registros puede también ayudar a las organizaciones a ser más eficientes. Los sitios web bien organizados y con capacidad de búsqueda que resultan de una gestión efectiva de ontologías y otras estructuras que facilitan la búsqueda ayudan a mejorar la satisfacción de los clientes y los empleados.
Las leyes y regulaciones requieren que las organizaciones mantengan registros de ciertos tipos de actividades. La mayoría de las organizaciones tienen también políticas, estándares y mejores prácticas para el mantenimiento de registros. Los registros incluyen tanto documentos en papel como ESI (Electronic Stored Information – Información Almacenada Electrónicamente). Una buena gestión de registros es necesaria para la continuidad del negocio. También permite que una organización responda en caso de litigio.
El Descubrimiento Electrónico[8] es el proceso de encontrar registros electrónicos que podrían servir como evidencia en una acción legal. La capacidad de una organización para responder a una solicitud de descubrimiento electrónico depende de la forma en que ha gestionado registros como correo electrónico, chats, sitios web y documentos electrónicos, así como datos de aplicaciones sin procesar y Metadatos. La tecnología de Big Data se ha convertido en un motor para un descubrimiento electrónico más eficiente, la retención de registros y un sólido gobierno de la información.
Un aspecto fundamental dentro de la Gestión de Documentos y Contenidos es el control de los registros que legalmente deben conservarse como evidencia de que se tomaron acciones y decisiones de acuerdo con los procedimientos establecidos. Para una adecuada gestión de registros es conveniente seguir los principios GARP (Principios Generalmente Aceptables de Mantenimiento de Registros)[9], generados por ARPA (Association of Records Managers and Administrators).
Se estima que hasta el 80% de todos los datos almacenados se mantiene fuera de las bases de datos relacionales. Estos datos no estructurados no tienen un modelo de datos que permita a los usuarios comprender su contenido o cómo están organizados; no están etiquetados ni estructurados en filas y columnas. Los datos no estructurados se encuentran en varios formatos electrónicos: documentos de procesamiento de textos, correos electrónicos, redes sociales, chats, archivos planos, hojas de cálculo, archivos XML, mensajes transaccionales, informes, gráficos, imágenes digitales, microfichas, grabaciones de video y grabaciones de audio. También existe una enorme cantidad de datos no estructurados en los archivos de papel. El uso de técnicas de digitalización de los documentos físicos y de análisis textual de estas digitalizaciones y de todos los demás tipos de datos no estructurados se vuelve esencial para acelerar y optimizar el trabajo en las firmas legales. El análisis textual nos permite convertir los datos no estructurados en datos estructurados que puedan ser analizados con mayor facilidad. [10]
Manejo Ético de los Datos
«Hacer las cosas bien cuando nadie está mirando» es la premisa básica cuando hablamos del Manejo Ético de los Datos. Tres conceptos esenciales deben tomarse en cuenta: el impacto a las personas, el potencial uso indebido de los datos y el valor económico de los datos.
Tres principios, basados en los principios Belmont[11], rigen el Manejo Ético de los Datos:
- Respeto a las Personas: Este principio refleja el requisito ético fundamental de que las personas sean tratadas de manera que se respete su dignidad y autonomía como individuos. También exige que en los casos en que las personas tengan una «autonomía disminuida», se tenga especial cuidado en proteger su dignidad y derechos.
- Beneficencia: Este principio tiene dos elementos: primero, no dañar; segundo, maximizar los posibles beneficios y minimizar los posibles daños.
- Justicia: Este principio considera el trato justo y equitativo de las personas.
Recomendaciones Prácticas
La adecuada Gestión de Datos debe ser vista como piedra angular en la estrategia de transformación de todas las firmas legales. Siempre podrá haber un enfoque que responda a las necesidades, tamaño y cultura de cada firma legal. Así se trate de firmas o de profesionales en el ámbito legal, 3 recomendaciones prácticas podrían ayudarles a tener presente el tema de la Gestión de Datos:
- Revisar el Manifiesto de Datos para los Líderes
- Tener como referencia el DMBoK
- Explorar opciones para Análisis Textual
Marilú López, Coordinadora Regional de DAMA International para Latinoamérica
[1] Estadísticas sobre Big Data por Christo Petrov https://techjury.net/blog/big-data-statistics/#gref
[2] La «Promesa de los Datos» está contenida en el Manifiesto de Datos para los Líderes https://dataleaders.org/ en este sitio podrán encontrar la versión en español.
[3] Estudio realizado por Thomson Reuters sobre firmas legales en Europa. Abordan aspectos potencialmente aplicables en Latinoamérica.
[4] https://www.therainmakerblog.com/2018/06/articles/law-firm-development/survey-identifies-top-5-challenges-facing-small-law-firms/
[5] Estudio realizado por BARC en noviembre 2018 a 200 empresas europeas.
[6] En julio 2020 se publicó la versión en español del DMBoK2 disponible también a través de los Capítulos DAMA Locales
[7] Asociación sin fines de lucro e independiente de tecnologías y marcas comerciales http://dama.org/
[9] https://www.arma.org/page/principles/
[10] https://tdan.com/unlocking-the-secrets-of-your-call-center/22860
[11] https://www.hhs.gov/ohrp/regulations-and-policy/belmont-report/index.html
