Los programas de Compliance laboral y las políticas de buen gobierno de recursos humanos en un entorno de hiperregulación laboral, de criminalización creciente de los incumplimientos laborales y de erosión de la reputación corporativa no son una opción para las empresas. El cumplimiento de las normas laborales es un objetivo estratégico, táctico y operativo de las organizaciones lo que les permitirá reducir los riesgos y contingencias económicas; mejorar las oportunidades de negocio y, en último término, fomentar una cultura de integridad, transparencia, rendición de cuentas y sostenibilidad.
Los programas de Compliance laboral deben incorporar sistemas de gestión del cumplimiento de las normas laborales que sean sólidos y eficaces para, de un lado, conocer los riesgos de posibles incumplimientos de las normas laborales y evaluarlos por su impacto económico y probabilidad y, de otro, planificar acciones de control y mitigación de dichos riesgos. La norma UNE 19604 de Sistemas de Gestión del Compliance socio laboral, que entrara en vigor en 2023, constituye una gran oportunidad para que las empresas avancen en la estandarización de los procesos de cumplimiento de las normas laborales. Y, además, cierra el círculo para complementar la norma UNE 19601 sobre Sistemas de Gestión del Compliance penal; la norma UNE 19602 de Compliance tributario; y la norma UNE 19603 de Compliance en materia de libre competencia.
Las empresas conocen bien que las políticas de buen gobierno y los sistemas de gestión son esenciales para reducir los riesgos: incrementar la seguridad jurídica ante las incertidumbres y la confianza de sus grupos de interés y garantizar la continuidad y crecimiento del negocio. UNE ha venido identificado seis áreas de buen gobierno como estratégicas: corporativo; resiliencia; relaciones entre organizaciones; seguridad en el trabajo; transformación digital y actividades sostenibles. La normalización en los procesos en estas seis áreas incluye varias herramientas de normalización. En el ámbito de los recursos humanos ya existen la norma ISO 30415 (2021) de gestión de los recursos humanos: la norma ISO 30415 de diversidad e inclusión (2021); las normas ISO 45.001; 45.002 y 45.003 de sistemas de gestión de salud y seguridad en el trabajo (2018); y la norma UNE-EN ISO 26000 (2010) de responsabilidad social.
La norma UNE 19604 de Compliance Socio Laboral (2023) es un hito más y supone la normalización de los sistemas de gestión del cumplimiento de la normas laborales a través de un conjunto de políticas; objetivos; principios; procedimientos y procesos; y recursos internos con indicadores y controles que no solo va a incidir en la eficiencia de las organizaciones sino también les permitirá a las empresas avanzar en el bien general alineándose en la Agenda 2030 de Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
Además, los programas de Compliance Laborales serán, sin duda, alguna, un gran activo en la estrategia de ESG de las empresas. El Pilar Social (S), sin duda, debe pivotar en el eje central del cumplimiento de las normas laborales y se desarrolla de manera holística en distintas materias laborales pero con enorme peso en cuatro de ellas: (i) los derechos humanos incluyendo la cadena de valor; (ii) la diversidad e inclusión social que comprende los derechos del colectivo LGBTI y las medidas antidiscriminación; (iii) la seguridad y salud laboral con tolerancia cero ante accidentes de trabajo y el cuidado de las personas cada vez más con el foco en la salud mental, el bienestar y los riesgos psicosociales; y (iv) la atracción y retención del talento sostenible una vez las personas (y no la tecnología) vuelven a estar en el centro y avanza con fuerza la necesidad de construir un propósito corporativo compartido entre empleadores y personas trabajadoras.
¿Cómo puedo diseñar un programa de Compliance laboral eficaz?
La norma UNE 19604 incluye cuatro grandes áreas: (i) los derechos constitucionales de igualdad y no discriminación y discapacidad; (ii) las relaciones individuales de trabajo incluyendo las modalidades contractuales; el salario; el tiempo de trabajo; el lugar de trabajo; la modificación de las condiciones; la suspensión y vicisitudes del contrato de trabajo; y la extinción del contrato de trabajo; (iii) las relaciones colectivas de trabajo que comprenden la libertad sindical; la información, la consulta y la participación de los representantes de los trabajadores; las medidas de conflicto colectivo; y la negociación colectiva; y (iv) la protección social que alcanza a las prestaciones de Seguridad Social; las mejoras voluntarias; y los sistemas de previsión complementaria. Sin embargo, un programa de Compliance laboral que vaya más allá de la legislación y tenga un perímetro más completo podría tener áreas complementarias (no recogidas en la norma UNE 19604) como la seguridad y salud en el trabajo; los derechos digitales y la protección de datos de los empleados; e incluso evalúe y mitigue los riesgos de conflictividad y litigiosidad laboral.
El modelo de la norma UNE 19604 conecta también con los procesos de diligencia debida y los riesgos no financieros y eleva la cultura de Compliance laboral al órgano de gobierno y a la alta dirección sin perjuicio de que la función de Compliance socio laboral se pueda mantener en la persona o grupo de personas con responsabilidad y autoridad para la operación de este nuevo sistema de gestión que podrá ser el Director de Recursos Humanos o el Director de Relaciones Laborales o el Director de la Asesoría Laboral.
Los programas de Compliance socio laboral para ser eficaces deberán incorporar un sólido sistema de gestión que garantice la calidad de la información creada por la organización (documentación); proporcione la evidencia de los resultados alcanzados (registros y auditorías); y asegure la recurrencia para mejorar el desempeño (mejora continua).
En términos ideales, los componentes básicos de un programa de Compliance laboral eficaz podrían ser: (i) un mapa de riesgos de incumplimientos laborales; (ii) un plan de acción con acciones correctoras en caso de no conformidades; (iii) un sistema interno de información o canal de denuncias de incumplimientos laborales; (iv) un código de conducta que incluya los derechos y obligaciones de las personas trabajadores y promueva el cumplimiento integral de las normas laborales y (v) un responsable del sistema de gestión que podrá ser un Labor Compliance Officer y que reporte al órgano de gobierno y cuente con autonomía e independencia; la autoridad y la competencia adecuada; y los recursos necesarios de vigilancia del cumplimiento de las normas. Las empresas, por tanto, deben organizarse para garantizar el cumplimiento de las normas laborales.
En esa dirección, los programas de Compliance laboral deben desarrollar un enfoque binario: de un lado, tienen que identificar los riesgos de incumplimientos laborales con su adecuada valoración de impacto y probabilidad (Diagnóstico) y, de otro, se deberán gestionar con acciones de control y mitigación, en la medida de lo posible tempranas, para evitar contingencias económicas y legales no deseadas (Plan de Acción). En GÓMEZ-ACEBO & POMBO (GA_P) hemos diseñado una herramienta electrónica denominada GA_P Compliance laboral que incorpora con una sólida base legal y un diseño flexible y atractivo un cuestionario de 75 preguntas clave basado en siete bloques estratégicos: i) Relaciones Laborales individuales ii) Relaciones Laborales colectivas iii) Derechos Fundamentales, Igualdad y No discriminación iv) Derechos laborales Digitales v) Seguridad Social vi) Prevención de Riesgos Laborales vii) Conflictividad y Litigación. A través de ese cuestionario, las empresas podrán hacer un autodiagnóstico obteniendo también un informe automatizado personalizado identificando fortalezas, oportunidades y áreas de mejora. Esta herramienta es un primer paso para configurar y elaborar un programa de Compliance laboral eficaz que pueda ser un escudo ante Inspecciones y litigios laborales.
Los programas de Compliance laboral no cuentan, por el momento, con el incentivo legal de los programas de Compliance penal que permiten por imperativo legal en caso de su eficacia y adecuada implementación la eliminación o atenuación de la responsabilidad penal de las personas jurídicas (art. 31 bis del Código Penal). Sin embargo, resulta indiscutible que los programas de Compliance laboral pueden ser un elemento relevante de prueba de la diligencia debida; un mecanismo estratégico para la prevención y detección de riesgos no financieros y un sistema adecuado de reducción de la litigiosidad y conflictividad laboral.
En conclusión, Compliance Laboral y Estrategia Legal son un binomio que debe funcionar en las empresas y los Consejos de Administración y las Direcciones de Recursos Humanos y de Relaciones Laborales deberían implementar todos los mecanismos necesarios para que las decisiones tomadas en el seno de la empresa en materia laboral estén bajo su control y garanticen, en todo momento y de manera actualizada, el cumplimiento de las normas. Y, finalmente, los sistemas de gestión de Compliance socio laboral deben producir normas de comportamiento que desarrollen, mantengan y promuevan una cultura de cumplimiento laboral en todos los niveles de la organización.
